3 vinkkiä miten ulkoistaa yrityksen asiakaspalvelu

Tämänkin voi jakaa... kuten HBOn tunnarit

3 vinkkiä miten ulkoistaa yrityksen asiakaspalvelu | Moni yrittäjä painii yleisen ongelman kanssa: kuinka saada oma aika riittämään yrityksen pyörittämiseen ja siihen liittyviin tehtäviin? Varsinkin yrityksen kasvaessa, työtehtävien määrä usein lisääntyy ja yrittäjät joutuvat tekemään yhä pidempiä päiviä.

Aikaa pitäisi löytää myös yrityksen strategiseen suunnitteluun ja kasvattamiseen. Omasta hyvinvoinnistakin pitäisi ehtiä huolehtia, ja sen lisäksi viettää aikaa perheen, ystävien ja harrastusten parissa.

3 vinkkiä miten ulkoistaa yrityksen asiakaspalvelu

Entäpä jos yrittäjänä koetkin tietyt tehtävät puuduttavina. Laskutukset ja laskujen maksut täytyisi muistaa hoitaa, sähköposti täyttyy yhteydenotoista ja kuukausittainen tuotemyyntitilastointikin pitäisi vielä tehdä. Kuulostaako tutulta?

Tässä postauksessa annan sinulle 3 vinkkiä miten voit ulkoistaa nämä tehtävät ja yrityksesi asiakaspalvelun tavalla, jolla säästät aikaa, vaivaa ja jopa kuluja.

1| Asiakaspalvelu ja sähköpostit

Täyttyykö sähköpostikansiosi viesteistä, ja käytätkö suuren osan tärkeää aikaasi päivittäin niihin vastaamiseen? Tuntuuko, että sähköpostissasi vallitsee hallitsematon kaaos? Et suinkaan ole ainoa! Harvard Business Review artikkelin mukaan, keskimäärin 28% työpäivästä kuluu sähköpostien lukemiseen ja vastaamiseen. Viestien järjestämiseen ja arkistoimiseen saa helposti myös kulumaan paljon aikaa.

Olipa sitten kyse yleisistä tai tuotteisiin liittyvistä kysymyksistä, hukassa olevista kurssisivuston käyttäjätunnuksista, valmennuskyselyistä, yhteistyöpyynnöistä tai vaikkapa asiakaspalautteista, asiakaspalveluvastaavana toimiva virtuaaliassistentti voi vastata näihin viesteihin puolestasi. Tarvittaessa hän välittää tärkeimmät viestit eteenpäin sinulle.

Usein freelancerina toimiva asiakaspalveluvastaava toimii toisena kätenäsi, jolloin sinun tehtäväksesi jää tärkeämpiin asioihin keskittyminen.

Eräs asiakkaamme säästi 25 tuntia omaa aikaansa kuukaudessa ulkoistamalla sähköpostinsa asiakaspalvelun lanseerauskampanjan aikana. Toinen asiakas hyötyi sähköpostin ulkoistamisesta 20 tuntia kuussa. Ajattele, kuinka paljon muita asioita voisit tässä ajassa tehdä! Jos 30:n sähköpostin sijaan henkilökohtaista vastaustasi tarvitaan vain kahteen, olet jo säästänyt valtavasti aikaasi ja energiaasi.

Itse aloitan aina yhteistyön asiakkaan kanssa keräämällä kaikki tarvittavat tiedot ja mallivastaukset, joita työssäni saatan tarvita. Yhdessä käymme läpi tärkeät tiedot ja sovimme yhteydenpitometodeista sekä tavoista, joilla asiakas pysyy asioista ajan tasalla. Hyvä perehdytys ja kommunikaatio ovat tällaisessa yhteistyössä avainasemassa.

Asiakaspalveluvastaavan tehtävä on mukailla asiakkaan brändiä, äänityyliä ja tapaa vastata kysymyksiin. Näin voit huoletta ulkoistaa asiakaspalvelun toisaalle, ja tiedät että asiakkaasi saavat parasta mahdollista palvelua.

2| Admin tehtävät

Voit myös ulkoistaa erilaiset yrityksen taustatyöt. Näitä voivat olla kuukausitulojen ja -myynnin tilastoinnit ja taulukoinnit, erilaiset tarvittavat listat, verkkokurssialustojen admin toiminnot kuten esimerkiksi verkkokurssivalmennusten opiskelijalisäykset, tai vaikkapa kurssilaisten tietojen päivitykset. Taustatöistä säästyneen ajan voit käyttää muihin tuottaviin töihin, kuten uusien tuotteiden tai palvelujen ideoimiseen.

Saat lisää aikaa tehdä juuri sitä mistä yrittäjänä nautit ja saat iloa, ilman puuduttavia pakollisia tehtäviä.

Usein admin tehtävien ulkoistaminen on hyvä yhdistää sähköpostin hallintaan, sillä monien yritysten kohdalla näin luodaan kaikkein toimivin ratkaisu sekä ajansäästön että yleisen toimivuuden näkökulmasta. Asiakas, joka myy esimerkiksi verkkokurssia saattaa saada useamman sähköpostikyselyn päivässä pelkästään käyttäjätunnuksiin tai kurssimateriaaleihin liittyen.

Onkin tärkeää, että asiakaspalveluvastaavalla on admin-oikeudet verkkokurssialustalle. Näin hän voi hoitaa opiskelijoiden liittymiset, peruutukset ja salasanojen lähetykset puolestasi.

3| Yrityksen laskutus

Laskutus on monen mielestä uuvuttava tehtävä, joka on kuitenkin pakko hoitaa jos mielii saada tuloja. Se voi usein olla melko aikaa vievää puuhaa. Myös laskujen maksu saattaa kiireiden keskellä helposti unohtua. Jos myyt tuotteitasi esimerkiksi verkkokaupan kautta, olet varmasti joskus hoitanut maksunpalautuspyyntöjä. Näinkin pieniin asioihin voi lopulta kulua aikaa, jonka voisit käyttää tehokkaammin ja tuottoisammin.

Entäpä jos ulkoistaisitkin laskutuksen ja laskujen maksun kokonaan asiakaspalveluvastaavalle tai virtuaaliassistentille? Hän voi toimia apukätenäsi, helpottaen arkeasi hoitamalla laskutukset, palautukset tai maksamalla yrityksen omat laskut ennen eräpäivää.

Virtuaaliassari hoitaa laskujen lähetyksen ja maksujen merkitsemisen puolestasi, jolloin laskutuksesi on aina ajan tasalla.

Ulkoistaaksesi laskutuksen, sinun tulee jakaa assarille käyttämäsi laskutusohjelman ja verkkokauppasi maksualustan tunnukset, jolloin hän pääsee hoitamaan laskut ja maksut puolestasi. Tämän voit tehdä käyttämällä esimerkiksi salasanapankkisovellusta, kuten LastPass. Näin voit jakaa laskutusohjelmatunnukset turvallisesti ja rauhallisin mielin, ilman pelkoa niiden joutumisesta vääriin käsiin. Käyttämällä LastPass-sovellusta, assari pääsee kirjautumaan tarvittaville alustoille näkemättä salasanojasi.

Myös laskutus voidaan helposti yhdistää jo aiemmin mainittuihin palveluihin, jolloin sinun ei tarvitse enää pitää lankoja käsissäsi ja voit keskittyä kehittämään yritystäsi tai vaikkapa lähtemään hyvin ansaitulle lomalle.

Nämä 3 vinkkiä miten ulkoistaa yrityksen asiakaspalvelu säästävät pidemmällä tähtäimellä suuren määrän sekä aikaa, mielenrauhaa, että kuluja. Sen sijaan että yrityksesi täytyisi rekrytoida uusi oma työntekijä sekä kattaa kaikki työsuhteeseen liittyvät kulut, voit palkata yritykseesi vankan ammattilaisen joka hoitaa asiakaspalvelun puolestasi yhdessä sovittuun hintaan ilman lisäkuluja.

Kaipaatko sinä luotettavaa ja osaavaa lisäapua hoitamaan näitä listaamiani tehtäviä? Ota yhteyttä matalalla kynnyksellä, niin jutellaan lisää.

*******************************

Alkuperäinen postaus julkaistu Suomen Sisältömedia Oy:n blogissa 29.11.2021. Tiia Konttinen Oy on ostanut Suomen Sisältömedia Oy:n osakekannan ja toiminta jatkuu Tiia Konttinen brändin alla. 

*******************************

Vieraskynä

Lotte Niemi on rautainen asiakaspalvelun ammattilainen sekä luova sisällöntuottaja. Hän vastaa asiakaspalvelusta, laskutuksesta ja administraatiopuolen tehtävistä. Lisäksi voit nähdä Loten kädenjälkeä useiden asiakkaidemme Instagram- ja Facebook- tileillä. Työajan ulkopuolella saatat löytää Loten kuopsuttamassa oman puutarhan kasvimaata.

Lotte työskentelee oman yrityksensä Lotte Niemi Creative kautta.

Olemme tehneet Loten kanssa yhteistyötä vuodesta 2020 lähtien.

Tämänkin voi jakaa... kuten HBOn tunnarit