Toimivin ajanhallinnan työkalu jota itse käytän (ja se on lisäksi ilmainen)

Toimivin ajanhallinnan työkalu jota itse käytän (ja se on lisäksi ilmainen). Olen itse käyttänyt tätä työkaluja ja tekniikkaa jo useamman vuoden ja joka kerta hämmästyn, miten tehokas se on.

Mutta ennen kuin mennään varsinaiseen asiaan, haluan muistuttaa yhdestä asiasta:

Paraskaan työkalu ja tekniikka ei toimi, jos sitä ei ota käyttöön. Uusia työkalujen ja tekniikoiden kokeileminen tuntuu alussa aina vaikealta kunnes niihin tottuu. Mutta jos koet että päivät ovat yhtä kaaosta, mitään ei saa valmiiksi ja tekeminen puuroutuu, on korkea aika kokeilla jotain uutta.

Parasta tässä työkalussa on se, ettei se maksa mitään, sinulla on siihen tarvittavat materiaalit jo työpöydälläsi ja sen käyttöön menee noin 10 minuutista tuntiin per viikko. Siinä kaikki.

Toimivin ajanhallinnan työkalu jota itse käytän (ja se on lisäksi ilmainen)

Työkalu toimii näin:

1. Otan vihkon ja kynän
2. Kirjoitan vihkoon kaikki sillä hetkellä avoinna olevat tehtävät
3. Seuraavaksi otan uuden sivun ja merkitsen ensimmäiselle riville päivän ja päivämäärän (esim. maanantai 22.9.2025)
4. Päivämäärän alle siirrän listasta 3 akuuteinta tehtävää ja vedän ne alkuperäisestä listasta yli
5. Jätän väliin yhden tyhjän rivin ja merkitse seuraavalle riville seuraavan päivän ja sen alle 3 seuraavaksi akuuteinta tehtävää
6. Jatkan näin viikon loppuun saakka tai siihen päivään saakka, johon asti haluan tehdä töitä
7. Kun lista on valmis, sijoitan viikkotehtävälistan tulevan maanantain kalenterin väliin ja kirjoitan tehtävälistan puhtaaksi poistaen sieltä ne tehtävät, jotka ovat jo seuraavan viikon tehtävinä
8. Tässä kohtaa yleensä katson tehtäviä uudelleen ja mietin, onko minun tarve tehdä kaikki itse vai voinko A) delegoida tai B) deletoida joitakin tehtäviä? Onko siellä tehtäviä, jotka on säännöllisiä, voiko niitä automatisoida?
9. Toistan tätä samaa tekniikkaa joka viikko, tyypillisesti viimeisenä työpäivänä (esim. torstai), jotta minun ei tarvitse miettiä työasioita viikonloppuna. Uuden viikon tehtävälista odottaa minua valmiina ja maanantai aamuna minulta ei kulu turhaa aikaa miettiä mitähän tässä seuraavaksi tekisin.

Kun tehtävät kirjaa mielestä paperille, niitä on helpompi tarkastella. Mieleen vapautuu enemmän tilaa ja asioista toiseen hyppiminen vähenee.

Käytännön esimerkki

Maanantai 22.9.

• tärkein ja akuutein tehtävä
• seuraavaksi akuutein tehtävä
• kolmanneksi akuutein tehtävä

Tiistai 23.9.

• tehtävä 1
• tehtävä 2
• tehtävä 3

Miksi vain 3 tehtävää per päivä?

Koska päivät harvoin menevät kuten ne on suunniteltu. Tulee yllättäviä puheluita, sähköposteja, asiakastapaamisia. Tulee peruutuksia, uudelleenjärjestelyjä ja aikataulujen muutoksia. Perustyöhönkin menee aikaa, kuten puhelimeen ja sähköpostiin vastaamiseen.

Jos täytät koko päivän näillä akuuteilla tehtäville, päivä tulee entistä täydemmäksi. Tavoitteena on saada asioita valmiiksi ja vapauttaa aikaa, ei tumpata päivää niin täyteen, että olet totaalisen uupunut illalla. Näistä kolmestakin sinun on hyvä valita yksi, joka on aivan ehdoton. Jos ehdit päivän aikana tehdä vain tämän yhden tehtävän, olet tyytyväinen.

Pomodoro-tekniikka tueksi

Pomodoro-tekniikka (tai tomato-timer) tarkoittaa sitä, että keskityt vain yhteen tehtävään 20 – 40 minuuttia kerrallaan. Itse käytän apuna BeFocused sovellusta puhelimessa, johon olen ajastanut 40 minuutin slotteja. Jokaisen 40 minuutin jälkeen pidän 10 minuutin tauon, jonka aikana juon ison lasin vettä, käyn vessassa ja pyörittelen hartioitani.

Tärkeintä on, että todellakin keskityt vain yhteen tehtävään kerrallaan Pomodoro-tekniikan avulla. Näin saat ajankäytöstä kaiken hyödyn irti ja todennäköisesti saat tehtävän valmiiksi ennen kuin kello hälyttää. Alussa tekniikan käyttö on haastavaa, koska mieli lähtee harhailemaan.

Uusia tehtäviä tulee mieleen, vanhoja muistuu, pitää tarkistaa sitä, tätä ja tuota. Näissä hetkissä olen itselleni armollinen ja listaan mieleen tulevia tehtäviä tehtävälistalle. Mitä enemmän saat purettua näitä asioita mielestäsi pois, sitä enemmän tilaa tulee ja sitä helpompaa keskittyminen lopulta on.

Saattaisit pitää myös tästä: 3 asiaa, jotka pelasti mun työpäivät uupumuksen jälkeen

Lisää ajanhallinnan tekstejä löydät täältä.

Ajanhallinta on taito, jota kannattaa opetella

Yrittäjälle ajanhallinta on taito, joka ehdottomasti kannattaa opetella. Ilman sitä yrittäjä ei hallitse bisnestä vaan bisnes hallitsee häntä. Been there, done that. Yrittäjillä ei ole pomoa, joka sanoo mitä kannattaa tai pitää tehdä ja milloin. Tätähän me yrittäjät tavallaan halutaankin, eli sitä vapautta. Siltä se kuulostaakin mutta käytännössä se tarkoittaa, että ilman toimivia prosesseja, ajasta tulee reikäinen ämpäri.

Me tehdään paljon mutta mikään ei valmistu. Ja kun mikään ei valmistu, rahaakaan ei tule kassaan. Yrittäjän tulee pitää fokus oikeissa asioissa. Mutta jos se menee sähköpostin päivittämiseen, satunnaisiin somepäivityksiin ja tee nämä-tehtävälistaan, josta ei oikeasti koskaan tehdä yhtään mitään, aika valuu hukkaan.

Jos tuntuu siltä, että on vaikeaa erottaa tärkeät tehtävät ei-tärkeistä, kokeile tätä tekniikkaa:

• laita kello soimaan 15 min välein
• joka kerta kun kello soi, listaa ylös mitä tehtäviä teit edellisen 15 min aikana
• päivän päätteeksi näet suoraan mihin aikasi menee
• erottele tehtävälistasta turha näpertely ja tulosta tuovat tehtävät (esim. myynti, asiakashakinta, kaupallistaminen)
• delegoi ja deletoi muut tehtävät
• listaa nämä tärkeimmiksi seuraavalle viikolle
• ja jos siellä on tehtäviä, jotka toistuvat, mieti miten voit automatisoida niitä mahdollisimman pitkälle.

Onko tämä tekniikka tai Pomodoro sinulle ennestään tuttuja?