Miten rakennat yritystoiminnan, jossa sinun on hyvä olla?

Tämänkin voi jakaa... kuten HBOn tunnarit

Miten rakennat yritystoiminnan, jossa sinun on hyvä olla?

Kiire, stressi ja paniikki.

Verta, hikeä ja kyyneliä.

Näistäkö yritystoiminta pitää rakentaa?

Onneksi ei ja tässä postauksessa kerron sinulle

Miten rakennat yritystoiminnan, jossa sinun on oikeasti hyvä olla

Tämän vuoden aikana (2021) olen oppinut paljon yrittäjyydestä ja yrityksen kasvattamisesta. Minulla on ollut työntekijöitä sekä tiimi, jolloin olen siirtynyt yrittäjästä myös tiiminvetäjäksi ja työnantajaksi.

Työtehtävien ulkoistaminen ei automaattisesti tuo helpotusta työhön. Yrityksen omistajana olen vastuussa siitä, että tiimillä on oikeat tehtävät ja että työtunnit käytetään tehokkaasti. On myös tärkeää, että tiimi koostuu oikeanlaisista ihmisistä, sillä vääränlaiset ihmiset kuluttavat paljon enemmän energiaa ja aikaa.

Olitpa vasta aloittamassa omaa yrittäjyystaivaltasi tai toiminut yrittäjänä jo useamman vuoden, toivon, että tämä postaus antaa sinulle inspiraatiota oman liiketoimintasi kehittämiseen.

Oma jaksaminen

Sanomattakin on selvää, että itsestä pitää pitää huolta. Minulle tämä oli todella vaikeaa. En malttanut lopettaa työn tekemistä, vaan tein töitä usein kahvitunnilla, lounaalla ja illallakin.

Vähitellen päästin irti tavasta olla aina töissä. Kyllä, tätä piti ihan opetella useampi kuukausi. Vähän kerrassaan aloin ottamaan omaa aikaa työpäivien aikana ja sen jälkeen.

Ehkä isoin muutos tuli siinä, kun ryhdyin käymään pienellä kävelylenkillä työpäivän jälkeen. Tiesin, että jos lenkki venyy yli iltaseitsemän, en saa illalla enää unen päästä kiinni. Siksi päätin, että lopetan työt 17–18 välillä ja lähden heti kävelemään.

Toinen opettelun aihe oli nukkuminen. Olen herkkäuninen ja herään usein jopa siihen, että kissa hyppää sängyltä lattialle. Siksi pidin tärkeänä, että nukahdan hyvissä ajoin. Niinpä yöpöytä täyttyi erilaisilla kirjoilla, joita alan lukemaan viimeistään kello 20 joka arki-ilta. Lukemisen aikana teen myös syvähengitysharjoituksia, jotta saan kehoni palautumaan työpäivän jäljiltä mahdollisimman tehokkaasti.

Lokakuun puolessa välissä otin itselleni toimiston kodin ulkopuolelta. Toimisto sijaitsee noin 8 minuutin kävelymatkan päässä kotoa, joten päätin, että käyn päivän aikana kotona lounaalla sekä kahvilla. Nyt saan hyötyliikuntaa yli 10 000 askeleen verran joka arkipäivä.

Vaikka huomasinkin, että työaika on vähentynyt tehokkaasti (tunnin lounas ja tunnin kahvitauko lyhentävät työpäivän 7 tuntiin), se antoi minulle hyvän mahdollisuuden tarkastella myös omia työrutiinejani.

Niihin kuuluu to do -listan tekeminen ja sen pilkkominen tulevalle työviikolle. Koska hoidan kahta osakeyhtiötä, aloin keskittymään yhdellä viikolla toiseen ja seuraavalla viikolla toiseen yritykseen. Näin pystyn keskittymään kunnolla ja hoitamaan työni tehokkaasti.

Lomat

Tänä vuonna olin 7 viikkoa lomalla. (5 viikkoa on pidetty, ja kaksi viikkoa on tulossa jouluna.) Kyllä, loman aikana en tehnyt yhtään töitä. Minun piti olla vielä lokakuussa yksi viikko lomalla, mutta se ei onnistunut. Silloin jouduin olemaan töissä.

Minulle tämä sopii paremmin kuin se, että olisin yhteen putkeen 4–6 viikkoa lomalla. Huomaan, että olen jaksanut olla töissä ja läsnä tiimille paljon paremmin kuin aikaisemmin.

Ensi vuodelle suunnittelen jo 8:aa viikkoa lomaa, jotka jälleen ripottelen ympäri vuotta. Pidän lomat 8–13 viikon välein.

Hauskuus

Yrittäjyyden pitää mielestäni olla hauskaa. Jos se tuntuu pakkopullalta, jotain on muutettava ja radikaalisti. Jos koen, että alan junnaamaan paikallani, laitan toimistolla kuulokkeet päähän, etsin hyvän soittolistan Youtubesta ja alan jammailemaan.

Liike, hyvä musiikki ja rentoutuminen avaavat myös luovuutta, ja ideat alkavat yhtäkkiä pulputa solkenaan.

Hauskaa voi pitää myös tiimin kanssa. Esimerkiksi me järjestimme keväällä virtuaalisen Kevät Kick Offin, johon kuului yksi asialuento ja yksi huumoriohjelma. Annoin tiimille vapaat kädet suunnitella ja toteuttaa keväinen tapahtuma, ja se onnistui erittäin hyvin.

Myös näin joulun alla meillä on virtuaaliset pikkujoulut, jotka tiimi saa toteuttaa. Ilolla ja jännityksellä odotan, mitä tiimi on tällä kertaa keksinyt.

Suunnitelmallisuus

Suunnitelmallisuus tuo mukanaan ennakoitavuutta. Itselleni on tärkeämpää se, että tiedän suurin piirtein, mitä tapahtuu milloinkin. Hetken mielijohteessa tehdyt päätökset, kampanjat ja somejulkaisut ovat ihanan spontaaneja, mutta minua ne kuluttavat henkisesti todella paljon.

Siksi rakastan sitä, että saan suunnitella etukäteen mahdollisimman paljon. Esimerkiksi nyt olen suunnitellut jo kahden blogin sisällöt vuodelle 2022. Vielä näitä postauksia ei ole kirjoitettu eikä ajastettu, mutta suunnitelma on valmiina. Se myös tukee meidän tulevan vuoden brändiuudistuksia.

Ennakoitavuus auttaa myös ajanhallinnassa, josta puhun kohta hieman lisää. On paljon helpompi viettää omaa lomaa, kun tietää, mitä loman aikana tapahtuu.

Meillä on tänä vuonna ollut useita myyntikampanjoita lomieni aikana. Olen kirjoittanut ja ajastanut myyntiviestit etukäteen. Loman jälkeen on kiva nähdä, miten kampanja on tuottanut. Näin minun ei tarvitse olla huolissani siitä, voinko olla lomalla.

Kyllä voin.

Prosessit

Moni inhoaa prosesseja. Ne tuntuvat kolkoilta, kliinisiltä ja jäykiltä. Mutta uskon vakaasti, että jo nyt sinullakin on hyvin toimivia prosesseja, joihin et vain ole kiinnittänyt sen enempää huomiota.

Prosessit auttavat ja helpottavat ajanhallintaa. Ne auttavat sinua myös keskittymään niihin asioihin, jotka oikeasti vievät yritystäsi eteenpäin.

Minulle paras prosessi on ollut kirjanpitotulosteiden kokoaminen. Kun aloitin yrittäjänä, minulta saattoi mennä 3 tuntia kuussa yhden yrityksen kirjanpitotulosteiden kokoamiseen. Nyt teen yhdessä tunnissa kolme yritystä.

Vaikka kahden tunnin säästäminen kuukaudessa voi tuntua pieneltä, kun samankaltaisia prosesseja mietitään viisi ja jos kaikista saadaan kahden tunnin säästö, työtunteja kertyy kuukaudessa jo 12. Tämä on merkittävä ajansäästö.

Prosessit auttavat myös parantamaan asiakastyytyväisyyttä. Esimerkiksi palvelujen tuottamisessa me pidämme asiakkaan kanssa yhden 45 minuutin palaverin, jonka aikana kysymme kaiken mahdollisen. Sen jälkeen teemme asiakkaalle tarjouksen. Tarjouksen hyväksymisen jälkeen pääsemme suoraan tuottamaan palvelua, mikäli tarjous hyväksytään.

Minulle ehdotettiin kerran, että asiakkaan kanssa kannattaa pitää kaksi eri palaveria. Minusta tämä on turhaa asiakkaan ajan viemistä. Maksuton 45 minuutin kartoituspalaveri ei sido asiakasta mihinkään, eikä tarjouksen hyväksymisen jälkeen aikaa mene turhaan toiseen palaveriin.

Meidänkin yrityksissä on vielä useita prosesseja, joita voitaisiin tehostaa. En ota näistä painetta, mutta kiinnitän niihin huomiota ja kirjaan niitä ylös. Tulevan vuoden aikana poimin sieltä muutaman ja tehostan niitä pikkuhiljaa.

Ajanhallinta

Osaatko sinä asettaa rajat omalle työllesi ja työajallesi?

Pitääkö sinun olla asiakkaiden tavoitettavissa 24/7?

Toivon, että vastasit ensimmäiseen kysymykseen kyllä ja jälkimmäiseen ei.

Kun asetat työlle ja vapaa-ajalle selkeät rajat, asiakkaatkin alkavat kunnioittaa niitä. Rajojen asettaminen on ensimmäinen askel terveeseen ajanhallintaan.

Kuten aikaisemmin kirjoitin, prosessit sekä suunnitelma auttavat sinua tehostamaan omaa ajankäyttöäsi. Tämä ei tarkoita, että sinun pitää tehdä nopeasti kaikki työt. Sen sijaan nämä kolme auttavat sinua tekemään niitä töitä, jotka oikeasti tuovat rahaa kassaan.

Lue myös tämä: Miten hallitsen ajankäyttöäni [5 blogia ja 2 osakeyhtiötä]?

Kuuntelin kerran erään valmentajan ohjetta ajanhallintaan. Hän kertoi, että hänen tuntihintansa on 200 euroa. Jos hänen pitää tehdä jokin työ, hän miettii ensimmäisenä, pystyykö joku toinen henkilö tekemään sen edullisemmin kuin hän itse. Jos joku muu henkilö pystyy tekemään saman työn 75 euron tuntihinnalla, hän ulkoistaa työn ja keskittyy tärkeämpiin tehtäviin itse.

Todd Herman jaottelee työtehtävät sen mukaan, miten paljon ne tuovat rahaa takaisin. Kategorioita on 4. Muistelen, että ne menevät näin:

• 10 dollarin työtehtävät
• 100 dollarin työtehtävät
• 1000 dollarin työtehtävät
• 10 000 dollarin työtehtävät.

Mitä enemmän teet 100 dollarin työtehtäviä, sitä vähemmän sinun on mahdollista tehdä rahaa. Mutta mitä enemmän siirryt tekemään 1000 ja 10 000 dollarin työtehtäviä, sitä enemmän kassaan kilisee kauppaa.

Suurin haaste on vain löytää ne tehtävät, jotka kuuluvat näihin kahteen kategoriaan. Ja sen jälkeen niitä pitää alkaa tekemään systemaattisesti.

Ystävät

Ystävien ei tarvitse ymmärtää tai tietää, miten yrityksesi toimii ja miten se tuottaa. Ystävien tehtävänä on saada sinut miettimään elämää ja arkea työn ulkopuolella. Vaikka joskus haluaisitkin purkaa työjuttuja ystävien harteille, suosittelen mieluummin palkkaamaan mentorin tai valmentajan sitä varten.

Anna ystävien nauttia seurastasi sinuna. Käykää lounaalla, teatterissa, elokuvissa tai ihan vain lonimassa kauppakeskuksessa.

Ystävien tulisi antaa sinulle voimaa ja energiaa. Jos joku tekee päinvastoin, mieti hetki, kannattaako ystävyyttä jatkaa.

Ulkoistaminen / tiimi / työntekijät

Yksinyrittäjästä tulee herkästi oman liiketoimintansa pullonkaula. On täysin mahdollista kasvattaa 100 000 euron liiketoiminta yksin, mutta sen jälkeen kasvu vaatii lisäkäsiä.

Ulkoistaminen on hyvä ratkaisu, vaikkakaan ei tuo helpotusta nopeasti. On myös tärkeää miettiä, mitä ulkoistat ja kenelle.

Uuden tiimin rakentaminen vaatii sinulta myös projektinhallintaa. Sinun on osattava organisoida työt siten, että jokainen tiimiläinen tai työntekijä toimii saumattomasti yhteen.

[On myös mahdollista ulkoistaa osa töistä suoraan tiimille sen sijaan, että kokoaisit tiimin itse. Esimerkiksi me otamme koko projektinhallinnan omille harteillemme. Varmistamme, että kaikki vaadittavat työt, toimenpiteet ja tehtävät tulevat tehdyksi ajallaan. Suunnittelemme ja toteutamme kaiken puolestasi.]

Lue myös tämä: Miten rakensimme paikkariippumattomasti toimivan etätiimin?

Luovuus

Minusta yrittäjyys ei ole hauskaa, jos ei saa olla luova. Luovuus mielletään useasti visuaalisuuteen tai tekstisisältöön, mutta luovuus voi olla myös muutakin.

Luovuus on sitä, miten rakennat liiketoiminnan, jossa sinun on hyvä olla. Unohda normit, säännöt ja rutiinit. Revi liiketoiminnan vanhat prosessit kappaleiksi.

• Jos sinusta tuntuu, ettet halua tehdä henkilökohtaista sparrausta, älä tee sitä.
• Jos sinusta tuntuu, että haluat tehdä vain 4 tunnin työpäiviä, rakenna liiketoiminta tukemaan sitä.
• Jos sinusta tuntuu, että haluat tehdä töitä palmun alla, lähde rohkeasti kuukaudeksi sinne.

Luovuus antaa sinulle mahdollisuuden olla leikkisä, pitää hauskaa ja voida hyvin.

Yhä useampi haluaa tehdä töitä kotoa käsin ja pyrkii rakentamaan liiketoiminnan, jota voi tehdä mistä ja milloin haluaa. Myös minä lähdin tälle polulle vuonna 2015.

Mutta kuuden vuoden kotitoimistossa olon ja kahden kuukauden kodin ulkopuolella olon jälkeen voin sanoa, etten enää halua siirtyä kotitoimistoon.

Minä kuvittelin aikaisemmin, että haluan rakentaa työn, jota voin tehdä Espanjassa. Vaikka se edelleen tuntuu kivalta, ajatukseni ovat muuttuneet. Visioni on kirkastunut. Näen joka päivä yritykseni ja sen, miltä se näyttää 5 ja 10 vuoden kuluttua. Näkymä avautuu silmieni eteen kirkkaana ja teräväpiirtona.

Eikä se ole kotitoimisto.

Automatisointi

Viimeisenä muttei missään nimessä vähäisempänä haluan ottaa esille automatisoinnin. Prosessit on mahdollista automatisoida, mutta myös markkinointia voidaan automatisoida.

Markkinoinnin automatisointi säästää paitsi aikaa myös vähentää stressiä. On niin paljon helpompaa olla, kun tietää, että asiakkaita tulee tasaisesti automatisoinnin avulla kuin yrittää paniikissa etsiä uusia asiakkaita somesta joka kuukausi.

Kuten mainitsin suunnitelmallisuudenkin kohdalla, nopeatempoinen hetkessä eläminen voi olla hyvä asia, mutta minua se kuluttaa henkisesti todella paljon.

Lue myös tämä: Markkinoinnin automaatio pelastaa kiireisen yrittäjän

Nyt tiedät miten rakennat yritystoiminnan, jossa sinun on hyvä olla.

Ota listasta yksi asia ja lähde toteuttamaan sitä systemaattisesti. Vuoden kuluttua sinulla on jo yritys, joka tuo sinulle enemmän energiaa kuin vie sitä.

Millaisia ajatuksia tämä postaus sinussa herätti? Kommentoi alle, jatketaan keskustelua.

Tämänkin voi jakaa... kuten HBOn tunnarit