Sitä saat mitä briiffaat

Sitä saat mitä briiffaat. Yritys tarvitsi nopeasti uuden esitteen. Talon ulkopuoliselle suunnittelijalle lähetettiin tekstejä ja värimaailmaa. Saatesanoina yhteyshenkilö kertoi, että halutaan inspiroiva A4-kokoinen 4-sivuinen taitettu yritysesite.

Suunnittelija ryhtyi hommiin. Hänellä nousi mieleen muutamia kysymyksiä, jotka hän esitti yhteyshenkilölle. Esitteessä oli muun muassa kohtia, joihin hän toivoi napakampaa tekstiä ja tuoreempaa kuvaa.

”Sä voit valita niihin jotain, mitkä on sun mielestä hyviä”, kuului vastaus.

Suunnittelija toivoi tarkempia tietoja, ja jotain tekstiä raapaistiin yrityksessä äkkiä kasaan ja muutama uusi kuva lähetettiin suunnittelijalle.

Sitä saat mitä briiffaat

Suunnittelija huhki esitteen parissa itsekseen ja lähetti sen asiakkaalle.

”Äh. No joo. On kai tää ihan hyvä”, asiakas lausahti.

Suunnittelijalle jäi työstä epävarma fiilis, koska hän oli joutunut työstämään esitettä itsekseen ilman kunnollisia ohjeita. Hän aisti, ettei lopputulos oikein miellyttänyt asiakasta.

Miksi lopputulos ei ollut sitä, mitä odotettiin?

Siksi että toimeksianto eli briiffi oli epäselvä. Ei ollut kunnolla mietitty, mitä halutaan ja mitä ollaan tilaamassa.

Esimerkki on kuvitteellinen, mutta se voisi olla totta.

Olen itsekin monta kertaa ajatellut, että teetän esitteen jollain mainiolla visualistilla. Hän ratkaisee ongelmani, lukee ajatukseni ja taikoo juuri sellaisen lopputuloksen, jota toivoin, vaikka en sitä ääneen lausuisikaan. Olisi ihanaa, että saisi ulkoistaa ongelmanratkaisun Jollekin Muulle. Mutta niinhän se ei toimi.

Valmistele toimeksianto huolellisesti

Kun teetetään visuaalisia töitä ulkopuolisella taholla, pitää itse osata ohjeistaa tekijää mahdollisimman huolellisesti. Se vaatii paljon työtä.

Arkisessa aherruksessa ja kiireessä joskus unohtuu, miksi ja keitä varten työtään tekee. Yhden esitteen teettäminen voi johtaa siihen, että pitää jälleen kirkastaa itselleen, mikä onkaan organisaation strategia, arvot, tarkoitus ja niin edelleen. Ja se on oikein hyvä. Pysähtymisen paikka.

Olen itse enemmän kirjoittaja kuin visualisti. Ymmärrän kyllä visuaalisuuden päälle ja olen saanut tehdä töitä taitavien ja upeiden graafikoiden ja visuaalisten suunnittelijoiden kanssa. Olen oppinut heiltä valtavasti. Olen oppinut tukeutumaan heidän ammattitaitoonsa.

Jos jotain olen vuosikymmenten aikana oppinut, niin valmistelemaan (huolellisesti) briiffin eli toimeksiannon visuaaliselle suunnittelijalle, kun alan teettää vaikka sitä esitettä.

Käyn läpi muun muassa näitä kysymyksiä:

• Miksi tehdään?
• Mikä on tavoite?
• Mikä on kohderyhmä?
• Mikä on ydinviesti?
• Millainen tyyli?
• Mitä ehdottomasti ei saa tehdä?
• Millaiset kuvat?
• Kuka tekee tekstit?

Kun olen etsinyt yllä esitettyihin kysymyksiin vastaukset, voin alkaa muotoilla briiffiä. Tarkentuu itsellekin samalla, että mitä tässä ollaan tilaamassa.

Anna vapautta ja varaa aikaa

Toinen oppi on se, että annan suunnittelijalle vapauden tehdä työnsä. Tämä ei tarkoita sitä, että jätän hänet yksin. Tämä tarkoittaa, että en ohjeista, neuvo ja puutu liikaa. En määrittele pikkutarkasti värejä, en ohjaile kuvien valinnassa, en päätä elementtien sijoittelua. En kuvaile valmista lopputulosta liian tarkkaan.

Kolmas oppi on se, että varaan aikaa. Hedelmällinen tapa toimia on riittävän hidas. Annan briiffin tarpeeksi ajoissa. Hyvä lopputulos syntyy niin, että luovuudelle annetaan tilaa ja aikaa. Pitkin matkaa mehustellaan yhdessä eri vaihtoehtoja, kyseenalaistetaan ja keskustellaan. Esitetään tiukkojakin kysymyksiä puolin ja toisin. Ennen kuin tulee valmista, saattaa joutua sparrailemaan monta kertaa.

Parasta on, kun visualisti esittää tiukkoja kysymyksiä. Silloin jalostuu ajatus siitä, mitä ollaan tekemässä. Rehellinen kritiikki puolin ja toisin vie eteenpäin. Myös luottamus puolin ja toisin on kaiken a ja o. Kivalta se ei aina tunnu, kun suunnittelija pyytää lisätietoa, eikä itse oikein osaa vastata kysymyksiin. Tai kun pitää tiivistää tekstiä, jossa ei omasta mielestä ole enää mitään poistettavaa. Tai kun täytyy hankkia uusia kuvia jostain.

Briiffaaminen vaatii taitoa ja tasapainoilua

Valmista syntyy harvoin yhdessä yössä.

Olen itse ollut niin onnellisessa asemassa, että olen saanut tehdä töitä taitavan visualistin kanssa, enkä ole joutunut opettelemaan esimerkiksi taittamista. Tiedän rajani, milloin on syytä turvautua visuaalisen ammattilaisen apuun.

Huolellisesti valmistellun briiffin, pallottelun, vuoropuhelun ja sparrailun jälkeen lopputulos on todennäköisesti sellainen, että se kelpaa. On mietitty, pohdittu ja muhitettu. Jokainen valinta voidaan perustella, miksi siihen on päädytty.

Viestintää tehdään yhdessä.

——————————–

Vieraskynä

Olen kiinnostunut suomen kielestä, koska se on valtavan ilmaisuvoimainen. Kansantajuinen kieli on minulle tärkeää. Haluan jakaa blogissa kielitietämystäni ja antaa hyödyllisiä vinkkejä kirjoittamiseen. Kuulen mielelläni myös lukijoiden oivalluksia.

Koulutukseltani olen filosofian maisteri (suomen kieli) ja HSO-sihteeri.

Viestintä ja vuorovaikutus ovat lempiaiheitani. Vapaa-ajalla liikun luonnossa ja luen. Tykkään tarinoista. Hyvinvointiasiat vetävät puoleensa.

Lue lisää Tuijan Elämänpuu-blogista.

Lue myös Tuijan toinen blogiteksti täältä.