Miten hallitsen ajankäyttöäni [5 blogia ja 2 osakeyhtiötä]?

Tämänkin voi jakaa... kuten HBOn tunnarit

Miten hallitsen ajankäyttöäni, kun minulla on kaikkiaan viisi blogia ja kaksi osakeyhtiötä? Tällä hetkellä hyvin. 😄 Mutta se on vaatinut paljon miettimistä, prosessien rakentamista sekä itsensä johtamista.

Tässä postauksessa kerron sinulle, miten hallitsen omaa ajankäyttöäni.

Postaus sisältää yhden affiliatelinkin | Affiliatelinkki merkitty (*)-merkillä. Lue lisää postauksen lopusta.

Blogit

Jo yhdenkin blogin ylläpitäminen vie kohtuullisen määrän aikaa. Vuosien kokemuksella olen huomannut, että jos blogilla ei ole strategiaa ja suunnitelmaa, ajankäyttö on massiivista.

Heti kun blogille lähdetään rakentamaan selkeä strategia ja suunnitelma, ajankäyttö helpottuu.

Nykyään minun ei enää tarvitse käyttää aikaa blogin ulkoasun muokkaamiseen, kuten tein vuosina 2016–2017. Sen sijaan suurin osa ajasta menee sisällön tuottamiseen.

Siihen liittyy kaksi asiaa:

1. postausten ideointi
2. postausten kirjoittaminen.

Postausten ideointi

Postausten ideointiin saattaa mennä minulta pari tuntia kuussa. Ideoita syntyy, kun istun alas, lähden tutkimaan palautteita, sähköposteja ja kommentteja sekä kysymyksiä, joita minulle esitetään. Pyrimme myös tiiminä keräämään näitä kysymyksiä yhteen mahdollisimman paljon.

Tänä vuonna (2021) tein alkuvuodesta markkinoinnin vuosikellon, joka kuitenkin jäi osittain toteuttamatta. (Tästä lisää vuosikatsauksessa, jonka julkaisen 4.1.2022).

Niinpä kesän jälkeen suunnittelin postaukset toisella tavalla.

Postausten suunnittelussa käytän apua Airtable -nimistä ilmaisohjelmaa (*).

Olen tehnyt Airtableen projektin, johon olen koonnut kaikki tämänhetkiset blogini. Olen määritellyt julkaisupäivät, sanamäärät ja kategoriat, ja siellä myös suunnittelen ja ideoin tulevia postauksia.

Postausten kirjoittaminen

Ei varmasti ole yllätys, kun kerron, että varaan yhden päivän aikaa, jolloin kirjoitan 2–3 postausta ja ajastan ne. Olen tehnyt tätä vuodesta 2018 lähtien, ja se antaa niin paljon ajanhallinnan tunnetta!

Toki kun blogeja on paljon, kirjoittamista on paljon enemmän. Mutta edelleen käytän samaa tekniikkaa.

Kirjoittamista helpottaa se, että julkaisen uusia postauksia harvemmin eri blogeissa.

• Tässä blogissa julkaisutahti vaihtuu viikoittaisesta joka toiseen viikkoon.
• Bloggaajasta Ammattilaiseksi™ -blogissa julkaisen myös joka toinen viikko uuden postauksen, ja julkaisupäivä on vuoroviikoin tähän blogiin verrattuna.
• Yrittäjän ajanhallinta -blogissa julkaisen uuden postauksen 4 viikon välein, ja sinne olen aika ajoin saanut myös vieraskyniä.
• Aloita blogi -blogissa julkaisupäiviä on kaksi viikossa, mutta niistä toinen on videopostaus ja toinen tekstipostaus.
• Suomen Sisältömedian blogissa julkaisutahti on joka toinen viikko, mutta toistaiseksi kirjoitamme tiiminä, jolloin jokainen tiimin jäsen kirjoittaa noin 4 postausta vuodessa.

Kalenteroin siis itselleni yhden kokonaisen päivän joka viikko, jolloin vain kirjoitan. Jaksan kirjoittaa enintään 3 postausta yhden päivän aikana ja ajastaa ne tuleville viikoille. Joskus jos minulla on viikonloppuna tylsää, saatan kirjoittaa lisää ja kasvattaa puskuria.

Tällä hetkellä (17.11.2021) puskureita on suht vähän:

• Tässä blogissa on julkaistu viimeinen ajastettu postaus tänään.
• Bloggaajasta Ammattilaiseksi™ -blogissakaan ei ole yhtään ajastettua postausta.
• Aloita blogi -blogissa on ainoastaan videopostaukset ajastettu kuukausi eteenpäin.
• Suomen Sisältömediassa seuraava minun vuoroni on tammikuussa 2022, mutta pyrimme kaikki kirjoittamaan marras-joulukuun aikana kaksi postausta, jotta saamme ajastettua ne ensi vuoden helmikuulle saakka.
• Yrittäjän ajanhallinta -blogissa on postaukset ajastettu ensi vuoden helmikuulle saakka.

Rekisteriseloste ja tietosuoja

Milloin kannattaa kirjoittaa?

On aivan eri asia kirjoittaa silloin kun on virkeimmillään kuin illalla työpäivän jälkeen. Itselleni parhaat kirjoittamisajat ovat aikaiset aamut. Kun lapset olivat pieniä, kirjoitin usein lauantaiaamuisin.

Aika ajoin kirjoitan edelleen lauantaisin, sillä silloin tiedän, että minulla on kaikista rauhallisinta.

Kirjoittaminen vaatii myös sen, että on oikeasti halua ja inspiraatiota kirjoittaa. Siksi puskuri eli etukäteen ajastetut postaukset ovat tärkeitä. Joskus tekstiä ei vain irtoa, vaikka kuinka aikataulu painaisi päälle.

Katso tämä video: Miten ajastat postauksen Classic Editorilla (WordPress.org)

Katso tämä video: Miten ajastat postauksen Gutenberg Editorilla (WordPress.org)

[Huomioithan, ettei yllä olevissa videoissa ole ääntä tai puhetta.]

Silloin on tärkeää hyväksyä, ettei tekstiä synny, ja on pyrittävä kalenteroimaan uusi aika kirjoittamiselle. Kyllähän minullakin joskus jää viikko väliin julkaisutahdissa. En jää murehtimaan sitä turhaan, vaan hyväksyn sen, ja kokeilen kirjoittamista seuraavalla kerralla, kun se on kalenteriin merkitty.

Josta päästäänkin siihen kalenterointiin. Jotta aikaa kirjoittamiselle on, sitä on raivattava ja se on priorisoitava. Kirjoittaminen on laitettava omaan kalenteriin, ja siitä on pidettävä kiinni.

Jos kirjoittaminen on vain takaraivossa oleva pieni ajatus, tekstiä ei saa kirjoitettua, koska moni muu asia menee sen edelle.

Kun aloin laittamaan kirjoittamisen kalenteriin ja annoin itselleni kunnolla aikaa keskittyä kirjoittamiseen, huomasin, miten paljon helpompaa kirjoittaminen oli.

Alussa laitoin 5 tuntia kalenteria kiinni ja keskityin yhden postauksen kirjoittamiseen. Hämmästyin monta kertaa, kun tajusin, että olin lopulta kirjoittanut yhden postauksen 1,5 tunnissa.

Kun omilta harteilta ottaa paineen pois saada monta tekstiä lyhyessä ajassa, kirjoittaminen rentoutuu. Kannattaa sallia itselleen aikaa ja tilaa ajatella ja olla luova.

Blogien yhteenveto

Kuinka paljon aikaa minulta menee blogien kirjoittamiseen viikossa?

Postausten sanamäärä vaihtelee 800 sanasta 2000 sanaan per postaus. Minun jälkeeni Saara vielä oikolukee tekstit.

• Keskimäärin kirjoitan yhden tekstin 45–75 minuutissa.
• Kuvien etsintään ja SEOon menee aikaa noin 10 minuuttia.
• Postauksen ajastus vie minuutin (jos sitäkään).
• Yhteensä aikaa menee siis 56–86 minuuttia per yksi postaus.
• Kirjoitan viikossa enintään 3 postausta per blogi. Saman päivän aikana en kirjoita postauksia kahteen eri blogiin.
• Kokonaisaika per viikko 2 tuntia 48 minuuttia – 4 tuntia 18 minuuttia.
• Kuukaudessa ideoin ja kirjoitan siis viiteen blogiin yhteensä 16 tuntia – 23,5 tuntia. **
• Yhtä blogia kohti aikaa menee kuukaudessa 3 tuntia 12 minuuttia – 4 tuntia 18 minuuttia.

** Todellisuus on, etten pysty kirjoittamaan yhden kuukauden aikana jokaiseen blogiin. Tämä luku on siis vain esimerkki, jos kirjoittaisin yhdessä kuukaudessa kaikkiin blogeihin. Todellisuudessa kirjoitan 2–3 blogiin per kuukausi ja vaihtelen kirjoittamista kuukaudesta toiseen. Joskus minulla on inspiraatiota kirjoittaa kaksi viikkoa putkeen tähän blogiin, ja sitten pidän yhden viikon taukoa, ja seuraavalla viikolla kirjoitan johonkin toiseen blogiin.

Alussa postausten kirjoittaminen vei enemmän aikaa, mutta säännöllisesti kirjoittamalla sekä oikeilla kirjoitusprosessilla ja postausrakenteella olen saanut nopeutettua kirjoittamiseen käytettävää aikaa huomattavasti. Ja näitä asioitahan minä opetan Bloggaajasta Ammattilaiseksi™ -verkkovalmennuksessa.

Osakeyhtiöt

Tämä vuosi on opettanut paljon ajanhallintaa. Yksi isoimmista solmukohdista (jota en itsekään edes tajunnut ennen kuin tänä syksynä) on ollut kahden osakeyhtiön kehittäminen samaan aikaan.

Hieman taustaa: miksi minulla on kaksi osakeyhtiötä?

Ensimmäinen päätös perustaa osakeyhtiö tuli vuonna 2019, kun toiminimiyrittäjyys ei ollut verotuksellisesti enää järkevää. Liikevaihto oli kasvanut sen verran suureksi, että oli parempi vaihtaa osakeyhtiöksi.

Oy:n perustamisen jälkeen (Suomen Sisältömedia Oy) kohtasin kuitenkin brändiongelman. Sain paljon palautetta siitä, että ihmiset eivät halunneet olla Suomen Sisältömedian asiakkaita vaan minun (Tiia Konttinen). Vaikka yritinkin selittää, että yrityksen taustalla olen edelleen minä, brändikriisi oli valmis. 😄

Tai ehkä kriisi oli vain omassa päässäni. 😂 Päätin silti vastata toiveeseen ja vuonna 2020 perustin Tiia Konttinen Oy:n. Samalla siirsimme Sisältömedialta koko digipuolen Tiia Konttinen Oy:n alle.

Tällä hetkellä toiminta on jakautunut seuraavasti:

Suomen Sisältömedia Oy

• sisällöntuottaminen asiakasyrityksille (blogi, some ja uutiskirje)
• markkinointistrategioiden suunnittelu asiakasyrityksille
• lanseerausten tekeminen asiakasyrityksille
• markkinoinnin automaatioiden tekeminen asiakasyrityksille
• erilaiset konseptoinnit asiakasyrityksille.
• Lue lisää täältä.

Tiia Konttinen Oy

• verkkokurssit ja -valmennukset sekä e-kirjat
• kouluttaminen (bloggaaminen, digiyrittäjyys)
• webinaarit
• verkkokaupat.

Kahden vuoden aikana olen siis siirtänyt toiminnot ensin toiminimeltä yhdelle osakeyhtiölle ja eriyttänyt sen jälkeen digi- ja palvelupuolen kahdelle osakeyhtiölle.

Näiden toimintojen siirtäminen, prosessien rakentaminen ja tiimin johtaminen ovat vaatineet paljon aikaa.

Tänä vuonna (2021) ajanhallinta on alkanut löytää oman uomansa.

Ehkä isoin helpotus ajanhallintaan on tullut toimiston myötä. Vuokrasin kodin läheltä pienen toimistohuoneen, johon menen tekemään töitä.

Tämän jälkeen päätin soveltaa bloggaamisessa käytettyä menetelmää ja ryhdyin hoitamaan yhdellä viikolla toisen osakeyhtiön asioita ja seuraavalla viikolla toisen.

Tämä helpotti ja selkiytti omia ajatuksiani ja ajankäyttöäni huomattavasti.

Mutta kohtasin myös uuden ongelman.

Viikko on ihan pirun lyhyt aika. 😂

Tuntuu, että vasta keskiviikkona pääsen kunnolla sisään sen viikon yrityksen töihin, ja kas kummaa, kohta on jo perjantai. Niinpä olen päättänyt kehittää tätä toimintaa edelleen ensi vuonna.

Aloitan sillä, että hoidan kaksi viikkoa yhtä yritystä ja kaksi seuraavaa viikkoa toista. Tavoite on, että ensi vuoden brändiuudistusten myötä vaaka kääntyy kuitenkin niin, että hoidan yhden viikon yhtä yritystä ja kolme viikkoa toista. Tähän on ihan looginen syy, ja kerron siitä mielelläni lisää vuoden 2022 vuosikatsauksessa vuoden kuluttua.

To do -listat

Molemmille osakeyhtiöille on oma to do -listansa. Jos tällä viikolla mieleen tulee jotain, mikä kuuluu toiselle oy:lle, merkitsen sen ylös ja hoidan ensi viikolla. Ja toisin päin.

Yritysten asioiden hoitaminen sekaisin oli todella uuvuttavaa ja aikaa vievää. Hypin asiasta toiseen, ja tuntui, että tekeminen oli vaivalloista jatkuvasti.

Nyt tilanne on helpottunut todella paljon.

To do -lista ei ole minulle pelkkä lista tehtävistä. Joka sunnuntai-ilta tai viimeistään maanantaiaamuna priorisoin listan tehtävät ja teen päiväkohtaisen tehtävälistan.

Jokaiselle päivälle lisään vain kolme tehtävää, jotka ovat tärkeimmät ja jotka haluan tehdä heti aamusta. Kun olen tehnyt päiväkohtaiset tehtävät, voin ottaa listasta jotain muuta hoidettavaksi.

Huomasin tässä pari vuotta sitten, että pelkkä to do -lista saa minut lamaantumaan. Monesti omat listani kasvoivat kahdeksi A4-arkiksi.

Mutta kun lähdin tutkimaan tehtäviä, priorisoimaan niitä ja merkitsemään niitä tietyille päiville, oma olotilani helpottui ja tekemisestä tuli tehokkaampaa.

Esimerkki viikon to do -listasta:

• Maanantai
  • Vastaa sähköposteihin.
  • Lähetä tarjous.
  • Päätä asia x.
• Tiistai
  • Poista tarjouskampanja etusivulta.
  • Tee koulutuksen kalvot loppuun.
  • Lähetä muistutus opiskelijoille.
• Keskiviikko
  • Suunnittele seuraavan kuun kampanjat loppuun.
  • Tee aikataulu kampanjoista ja lähetä se tiimille.
  • Vastaa sähköposteihin.
  • Tiimiläisten palaverit.
• Torstai
  • Suunnittele uusi liittymislahja.
  • Kalenteroi aika liittymislahjan tekemiselle.
  • Asiakaspalaveri.
• Perjantai
  • Vastaa sähköposteihin ja laita poissaoloilmoitus päälle viikonlopuksi.
  • Tulosta laskut ja syötä verkkopankkiin.
  • Tulosta kuitit ja lisää ne kirjanpitokansioihin.

Vaikka alussa minusta tuntui, että tehtäviä on aivan liian vähän ja minun ”on pakko” saada tehtyä useampia tehtäviä päivien aikana, huomasin, että päiviin tulee useasti sellaisia tilanteita, joita ei ole voinut ennakoida. Nämä eivät välttämättä ole tulipaloja vaan esimerkiksi puhelinmyyjien soittoja, asiakkaiden soittoja, yllättäviä teknisiä apupyyntöjä ja niin edelleen.

Luin eilen illalla Kaisa Jaakkolan ”Palaudu ja vahvistu” -kirjaa, jossa sanottiin, että keskeytysten jälkeen ihmiseltä kuluu 1–24 minuuttia keskittyä takaisin siihen tehtävään, joka keskeytyi syystä tai toisesta.

Ei siis ihme, että useammat keskeytykset johtavat siihen, ettei työtehtäviä aidosti saa tehtyä enempää kuin vain kolme päivässä.

Kun tajusin pari vuotta sitten, että on turha yrittää tumpata yhteen päivään 15 eri tehtävää ja hyväksyin sen, että kolmekin riittää, aloin keskittymään enemmän tehtäviin ja niiden tärkeyteen.

Aloin hahmottelemaan sitä, mitä minun kannattaa tehdä, mihin minun kannattaa käyttää aikaa ja mitä voin ulkoistaa tiimille.

Edelleen tänä päivänä sorrun välillä ns. sälän tekemiseen. Mutta tiedostan tämän ja ryhdyn tekemään sen poistamiseksi suunnitelmaa.

Vieläkö teen 14-tuntisia työpäiviä?

En. 😄

Aloitan työt virallisesti kahdeksan aikaan. Toki välillä kissa herättää neljän jälkeen aamulla, jolloin olen toimistolla jo vähän jälkeen 7. Käyn kotona lounaalla ja pidän tunnin lounastauon. Myös kahvitunnilla käyn kotona ja pidän vähintään 45 minuutin kahvitauon.

Työt lopetan 16–18 välillä. Läppäri tulee silloin tällöin kotiin, mutta hassua on se, että toimistolle muuttamisen jälkeen en ole halunnut avata läppäriä enää illalla. Työt siis käytännössä jäävät toimistolle työpäivän jälkeen.

Alussa tuntui, ettei työpäivän aikana saa mitään tehtyä, kun teen töitä keskimäärin 2 tunnin sykleissä. Mutta se on vain auttanut minua tehostamaan omaa ajankäyttöäni ja priorisoimaan tehtäviä.

Tänä vuonna olen pitänyt 5 viikkoa lomaa ja satunnaisia vapaapäiviä. Loppuvuodelle on vielä kolme vapaapäivää varattu, ja joululomalle jään 17.12. Töihin palaan (viimeistään 😉) 9.1.

Miten hallitsen ajankäyttöäni?

Olen itse asiassa aika ylpeä omasta ajankäytöstäni. Tuntuu, että vaikka blogeja ja yrityksiä on paljon, hallitsen niiden tehtäviä hyvin. Tämä vuosi on ollut iso oppivuosi nimenomaan ajanhallinnan ja työtehtävien priorisoinnin kannalta. Siksi en malta odottaa, että uusi vuosi alkaa ja pääsen kunnolla toteuttamaan jo alkanutta toimintamallia.

Miltä sinun ajankäyttösi näyttää? Kuinka selkeää se on? Missä koet, että suurin pullonkaula tällä hetkellä on?

---

(*)-merkityt linkit ovat affiliatelinkkejä. Linkin klikkaaminen ei aiheuta sinulle kustannuksia, joten voit rauhassa vierailla sivuilla, joihin linkit ohjaavat. Mikäli päädyt ostamaan suosittelemani tuotteen affiliatelinkkini kautta, saan siitä joko A) rahallisen komission, B) ilmaisen käyttökuukauden tai C) krediittejä, joilla voin maksaa käytetyn ohjelman hintaa.

Tuotteen ostaminen affiliatelinkkini kautta ei nosta sinun maksamaasi summaa, vaan yritys tilittää maksamastasi summasta pienen siivun minulle.

Suosittelen vain niitä ohjelmia, joita itse käytän, joihin itse luotan ja jotka olen itse todennut toimiviksi. Älä koskaan hanki ohjelmaa, jota et tarvitse.

Tämänkin voi jakaa... kuten HBOn tunnarit