Miksi jokainen yrittäjä tarvitsee strategiakuukauden?

Tämänkin voi jakaa... kuten HBOn tunnarit

Miksi jokainen yrittäjä tarvitsee strategiakuukauden ja miten sen voi itselleen organisoida? Olen vuodesta 2017 lähtien pitänyt joulukuun strategiakuukautena. Kuukauden aikana olen suunnitellut tulevaa vuotta, tehnyt markkinoinnin vuosikellon sekä suunnitellut blogitekstejä ja viikkokirjeitä.

On helppo sanoa, ettei ole aikaa. Kiire valtaa päiviä, ja työasiat pyörivät yöllä mielessä. Been there, done that. Mutta varsinkin siinä tilanteessa, kun haluat kasvattaa ja kehittää yritystäsi, yksi strategiakuukausi on välttämätön.

Sinulla on oikeus ottaa yksi kuukausi, jonka aikana kehität omaa liiketoimintaasi eteenpäin. Minulla se on ollut joulukuu, mutta se voi olla mikä tahansa hiljainen kuukausi.

Miksi jokainen yrittäjä tarvitsee strategiakuukauden?

Moni yrittäjä on sanonut minulle, ettei suunnittele vuotta liian tarkasti, koska ei voi koskaan tietää, mitä vuosi tuo tullessaan. Tottahan se on. Kenelläkään meistä ei ole kristallipalloa. Mutta suunnittelemattomuus tekee vuodesta muutenkin hallitsematonta. Haluaako siihen päälle vielä ottaa ne yllättävät tilanteet?

Toinen syy, miksi yrittäjä ei varaa tämänkaltaista aikaa itselleen, on se, että hän kuvittelee, että aika menee hukkaan. On helpompaa istua työpöydän ääressä ja odottaa asiakkaita kuin tehdä suunnitelma, miten asiakkaita houkuttelee yritykseen. Aikaa kuluu joka tapauksessa. Istumisen ja peukaloiden pyörittelemisen sijaan aika kannattaa käyttää paremmin.

Strategiakuukauden merkitys

Suunnitelman ei tarvitse olla kiveen hakattu. Sen tarkoitus on antaa sinulle suuntaviivoja ja tilaisuus valmistautua etukäteen. Jos olet tehnyt kampanjoita hetken mielijohteessa ilman suunnitelmaa ja strategiaa, olet saattanut saada kauppaa. Mutta väsyt ja kuormitut nopeasti, koska joudut nopealla aikataululla pinnistelemään markkinointi- ja myyntimateriaalit kokoon.

Useasti tämä tehdään kaiken muun työn päälle, illalla tai yön ensi tunneilla.

Lue myös tämä: Miten rakennat yritystoiminnan, jossa sinun on hyvä olla?

Strategiakuukauden aikana voit päättää, milloin teet kampanjat. Sinulla voi olla jo nyt tiedossa, että huhtikuussa tehty kampanja on tuonut aikaisempina vuosina myyntiä mutta toukokuussa ei. Tällöin voit sopia itsesi kanssa, että huhtikuussa teet kampanjan joka tapauksessa.

Tämän jälkeen pystyt aloittamaan kampanjan suunnittelun jo helmikuussa tai viimeistään maaliskuussa. Ehdit rauhassa miettiä, mitä teet, miten myyt ja missä kanavissa. Parasta olisi, jos ehtisit tehdä materiaalitkin etukäteen ja ajastaa ne, jolloin kampanjan aikana saat nukkua yösi rauhassa ja levollisesti.

Miten valmistaudut kuukauteen?

Ota viime vuoden kalenteri esiin ja käy se läpi kuukausi kuukaudelta. Milloin sinulla on ollut kaikista hiljaisinta? Valitse se strategiakuukaudeksi. Tämän jälkeen ota tämän vuoden kalenteri ja peitä koko kuukausi, jolloin et voi ottaa siihen asiakasvarauksia tai koulutuksia.

Pelottaako, ettei sen kuukauden aikana tule myyntiä?

Se on toki mahdollista. Siksi sinun kannattaa nostaa edellisten kuukausien myyntitavoitetta.

Jos esimerkiksi tarvitset 8500 euroa liikevaihtoa joka kuukausi ja strategiakuukautesi on heinäkuu, helmi–kesäkuussa tavoitteesi on 10 200 euroa eli 1700 euroa enemmän. Koska tiedät tuotteesi ja palvelusi hinnat, pystyt laskemaan, kuinka monta uutta asiakasta tarvitset saavuttaaksesi tuon tavoitteen.

Lue myös tämä: Mitä kissani Edison opetti minulle yrittäjyydestä?

Miten suunnittelet kuukauden?

Kuukauden voi suunnitella joko etukäteen tai heti kuukauden alussa. Itse olen yleensä pyrkinyt käyttämään strategiakuukauden kolme ensimmäistä päivää kuukauden suunnitteluun. Tällä tavalla pystyn maksimoimaan työaikani myynnin parissa.

Kuukausi kannattaa pilkkoa eri osa-alueisiin ja keskittyä yhteen osa-alueeseen mahdollisimman tehokkaasti. Esimerkiksi:

• Markkinoinnin vuosikellon suunnittelu, 3 päivää
• Sisältöstrategia ja -suunnitelma, 4 päivää
• Sosiaalisen median strategia ja suunnitelma, 3 päivää
• Markkinointikanavien läpikäynti, tilastointi ja analyysi, 2 päivää
• Uusasiakashankintastrategia, 3 päivää
• Sähköpostilistan kasvattamisen strategia, 2 päivää
• Myyntiprosessin tilastot, analysointi ja kehittäminen, 4 päivää
• Yhteensä 21 työpäivää

Mitä suunnittelet strategiakuukauden päivät?

Tuntuu huojentavalta, kun saa rauhassa käyttää aikaa yhteen asiaan. Siksi muistutan ja kannustan sinua, että strategiakuukauden ja suunnittelutyön aikana kannattaa laittaa puhelin äänettömälle ja läppäristä ilmoitukset pois. Älä pidä sähköpostia päällä ja hiljennä Slackin ilmoitukset.

Fokusoi keskittyminen vain käsillä olevaan asiaan. Useasti mieli alkaa kulkea omaa polkuaan, jolloin tekemättömiä työtehtäviä pulppuaa mieleen. Sinun tehtävänäsi ei ole alkaa tekemään niitä sillä hetkellä vaan listata ne tekemättömien tehtävien listaan. Jos ne ovat akuutteja, tee ne vasta päivän päätteeksi. Jos ne ovat todella akuutteja, tee ensin strategisia töitä 4 tuntia ja keskity sitten tekemään se YKSI akuutti tehtävä. Palaa sen jälkeen takaisin strategian pariin, jos aikaa on.

Itse hahmotan asioita hyvin kirjoittamalla ja tekemällä erilaisia käsitekarttoja. Minulla onkin noin 40 vihkoa, joista iso osa on nimetty yhdelle yritykseni osa-alueelle. Vihkoja on mm. tiimille, asiakastöille, brändille, sisällölle, myynnille, markkinoinnille ja lanseerauksille.

Aikaisemmin saatoin kirjoittaa mitä vain muistiin mihin tahansa vihkoon. Mutta kun jouduin kerran etsimään yhtä tärkeää tietoa noin 45 minuuttia enkä silti löytänyt sitä, totesin ettei hommassa ollut mitään järkeä.

Sen jälkeen aloin pitämään vain yhden asian muistiinpanot yhdessä vihkossa.

Vaikka strateginen työ ja ajattelu voi tuntua sinusta vaikealta ja monimutkaiselta, pystyt siihen kyllä. Maalaisjärjellä ja logiikalla pääsee jo pitkälle. Aina voi etsiä tietoa. (Mutta vain sitä, mitä tarvitsee, joten jos huomaat, että jumitut Facebookiin, sulje kone tai puhelin.) Aina voi etsiä valmentajan, joka auttaa sinua eteenpäin.

Mitä yhden osa-alueen aikana kannattaa tehdä?

Otetaanpa esimerkiksi markkinoinnin vuosikellon suunnittelu. Itse suunnitelman pohja on helppo tehdä joko vihkoon tai vaikka taulukkolaskentaohjelmaan. Macista löytyy Numbers, jossa on kalenterinäkymä.

Suunnitelman pohjaan ei siis mene pitkää aikaa. Olen useassa yhteydessä näyttänyt, miten suunnitelma varsinaisesti tehdään.

Vuosikelloa ei kuitenkaan kannata tehdä hetken mielijohteessa. On tärkeää, että pysähdyt vuoden äärelle, tarkastat edellisen vuoden tilastoja ja pyrit löytämään optimaaliset ajankohdat eri kuukausille.

Vuosikelloon kannattaa myös lisätä seuraavan vuoden strategiakuukausi jo valmiiksi.

Kun vuosikello on valmis, seuraava askel on lähteä miettimään tehtäviä, jotka tulee tehdä, jotta suunnitelman voi toteuttaa. Nämä tehtävät sinun tulee pilkkoa kuukausi-, viikko- ja päivätasolle. Näin saat kerralla tehtäväluettelon, pystyt ennakoimaan erilaisia tilanteita, eikä mitään akuuttia pääse syntymään.

Kunnioita myös omaa työaikaasi siten, että rajoitat kiireellisten töiden ottamista. Esimerkiksi en ota lanseerausasiakkaita, jos lanseeraus alkaa alle 2 kuukautta yhteydenottopäivästä. Tiedän, miten paljon aikaa ja työtä lanseeraus vie. Haluan tehdä työni laadukkaasti, ja siksi haluan ottaa rauhassa aikaa suunnitelmille ja varsinaiselle tekemiselle.

Yhdessä kuukaudessa koko vuoden työtehtävät

Vaikka se voi kuulostaa pelottavalta, olen sitä mieltä, että isolle osalle meistä päivien, viikkojen ja kuukausien suunnittelu etukäteen on vain hyvä asia. Vaikka me haluammekin vapautta ja tehdä töitä silloin kun huvittaa, liiallinen vapaus voi aiheuttaa paljon vitkuttelua.

”Ehdin tehdä tämän huomenna / ylihuomenna / ensi viikolla / ensi kuussa.”

”Aloitan heti huomenna / ylihuomenna / ensi viikolla / ensi kuussa.”

Tärkeää on, ettet tee liian täysinäisiä työpäiviä. Vapautta, vapaa-aikaa ja tilaa odottamattomille tilaisuuksille kannattaa jättää. Siksi on hyvä, jos strategiakuukauden jälkeen sinulla on kalenterissa vain kaksi tehtävää jokaiselle työpäivälle. Kun teet nämä kaksi tehtävää heti aamusta, olet kulkenut eteenpäin suunnitelman mukaisesti ja sinulla on silti aikaa tehdä muita töitä. Ja nauttia vapaa-ajasta.

Nyt tiedät, miksi jokainen yrittäjä tarvitsee strategiakuukauden.

Millaisia ajatuksia tämä postaus sinussa herätti? Kommentoi alle, ja jutellaan lisää.

Tämänkin voi jakaa... kuten HBOn tunnarit