Vapauta aikaasi markkinoinnin automaation avulla

Vapauta aikaasi markkinoinnin automaation avulla. Tämän hetken nopeatemoisessa maailmassa ajanpuute vaivaa yhä suurempaa osaa yrittäjiä. Unelma ”lifestyle-yrittäjyydestä”, jossa voi istua rennosti palmun alla ja rahaa virtaa ovista ja ikkunoista sisään on toki upea tavoite. Mutta karu totuus iskee useampaa yrittäjää kasvoihin, kun he ymmärtävät, miten paljon yrittäjyys oikeastaan vaatiikaan. Ei siis riitä, että osaat oman työsi ja olet luonut intohimostasi yrityksen. Sinun on käytettävä aikaa myös niihin vähemmän kivoihin asioihin, kuten markkinointiin, myyntiin ja pieneen päivittäiseen sälään.

Todennäköisesti, jos luet tätä postausta, jongleeraat ueamman työtehtävän välillä. Yrittäjänä sinun on ensisijaisesti osattava hallita omaa työaikaasi, jotta saat kaikki tarpeelliset työt tehtyä ja asiakasvirta pysyy säännöllisenä. Digimaailman muuttuessa säännöllisesti, on myös tärkeää pysyä kilpailijoita edellä ja siksi oman ajan hallinta on tärkeimmistä kilpailuvalteista.

Vapauta aikaasi markkinoinnin automaation avulla

Markkinoinnin automaation avulla vapautat kallisarvoista aikaasi tärkeämpiin tehtäviin. Markkinoinnin automaatiosta on moneksi ja se taipuu niin liidien keräämiseen, myyntiprosessin virtaviivaistamiseen kuin ihan vain yksittäisten kysymysten vastaamiseen.

Käytettävän ohjelmiston avulla automatisoit tervetuloa-toivotukset, uutiskirjeet, markkinointiviestit kuin myyntisähköpostitkin. Moni yrittäjä kamppailee kuitenkin – jälleen kerran – ajan kanssa. Mistä löytää aikaa vertailla, ottaa käyttöön, opetella ja optimoida markkinoinnin automaatio oman yrityksen käyttöön?

Ironia onkin siinä, että kun tämän automaation kerran luo, se säästää tulevaisuudessa aikaa jopa satoja tunteja vuosittain. Siksi kannustan sinua investoimaan aikaa nyt, jotta saat tehokkuuden ja vapautuvan ajan tuomat hyödyt tulevaisuudessa.

Lue myös tämä: Markkinoinnin automaatio pelastaa kiireisen yrittäjän

Tässä postauksessa tulen perehtymään ajanhallinnan taiteeseen markkinoinnin automaation kanssa. Tutkin käytännön strategioita ja menetelmiä, jotka auttavat sinua yrittäjänä ja markkinoijana jakamaan aikaasi tehokkaasti, priorisoimaan työtehtäviä ja hyödyntämään automaatioita parhaalla mahdollisella tavalla. Olitpa sitten kiireinen yrittäjä, pienyrityksen omistaja tai markkinoinnin ammattilainen, tämä postaus tarjoaa sinulle arvokkaista oivalluksia, joiden avulla voitat ajanpuutteet tuomat haasteet.

Ajanhallinnan merkitys yritystoimen kasvattamisessa

Ajanhallinta ei ole vain kalenteroimista tai tehtävien listaamista paperille. Kyse on tarkasti valittujen tehtävien tekemisestä, joiden avulla optimoit tuottavuuden ja joka johtaa ajan kanssa menestykseen. Kun hallitset aikaasi tehokkaasti, hallitset työpäiviäsi, pystyt ennakoimaan asioita paremmin, vähennät stressiä ja saavutat enemmän aikaan vähemmällä vaivalla.

Ilman kunnollista ajanhallintaa, työtehtävät ovat hajallaan, irrallisia ja kuormittavat turhaan. Vaikka ideaali tilanne olisikin se, että voit itse valita kuinka monta tuntia teet töitä päivässä, osalle meistä – minä mukaan lukien – ajanhallinta on tärkeä elementti tehokasta ja tuottavaa työpäivää. Ilman kunnollista ajanhallintaa minun työpäiväni ovat pelkkää haahuilua ja papereiden siirtämistä pinosta toiseen.

Toisaalta he, jotka asettavat ajankäytön etusijalle, pystyvät paremmin käsittelemään työn tuomia tehtäviä. He varaavat riittävästi aikaa suunnitteluun, strategioiden ja kampanjoiden toteuttamiseen, tulosten analysointiin ja he pysyvät paremmin perillä alan trendeistä. Viime kädessä tehokas ajanhallinta antaa yrittäjille mahdollisuuden keskittää voimansa tärkeisiin ja olennaisiin asioihin.

Markkinoinnin aikaa vievien tehtävien tunnistaminen

Jotta hallitset hyvin omaa aikaasi, sinun on ensin tunnistettava ne yleiset tehtävät, jotka ovat säännöllisiä ja jotka estävät sinua keskittymästä tärkeämpiin asioihin. Markkinoinnin näkökulmasta yleisimmät syylliset ovat:

• liiallinen sähköpostin tarkastaminen ja viestien lukeminen: Jatkuva sähköpostin tsekkailu ja viesteihin vastaaminen voi viedä yllättävän paljon työaikaa. Suosittelen lämpimästi määrittelemään itsellesi selkeät ajat, milloin katsot sähköpostit. Muuna aikana sähköposti on kiinni.
• Priorisoinnin puute: ilman selkeitä prioriteetteja on helppo juuttua ”ei-niin-tärkeisiin” mutta kiireelliseltä tuntuviin tehtäviin. Tässä auttaa näiden tehtävien tunnistaminen ja luokittelu tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan.
• Liiallinen riippuvuus manuaalisiin prosesseihin: manuaaliset tehtävät, jotka voidaan automatisoida, kuluttavat turhaan arvokasta aikaasi. Tässä auttaa, kun autamatisoit toistuvia markkinoinnin tehtäviä ohjelmistojen ja työkalujen avulla.
• Epämääräinen sosiaalisen median käyttö: Some on toki tehokas markkinoinnin työkalu mutta siihen on aivan liian helppo pudota määrittelemättömäksi ajaksi. Käsi pystyyn kuinka moni meistä on päättänyt ”vain nopeasti tsekata” jotain ja yhtäkkiä huomannut, että aikaa on kulunut yli kolme tuntia… (*nostaa nöyrästi käden pystyyn*). Tässäkin auttaa rajojen vetäminen ja tarkkojen aikojen määrittely. Some ei katoa, jos vietät siellä vartin aamupäivällä, vartin kahvitauolla ja vartin illalla.
• Puhelimen ilmoituksen: puhelimen ollessa äänellisellä, siihen kilahtavat ilmoitukset häiritsevät keskittymistä. Siksi suosittelenkin, että pidät puhelimen äänettömällä, toisessa huoneessa tai vähintään näyttöruutu pöytää vasten, jolloin et edes näe, kun siihen tulee ilmoituksia.

Jo näillä toimenpiteillä tulet hallitsemaan aikaasi tehokkaasti.

Tehtävien priorisointi ja tavoitteiden asettaminen

Tehokkaan ajanhallinnan kannalta on tärkeää priorisoida tehtäviä niiden tärkeyden ja kiireellisyyden perusteella. Kaikilla markkinoinnin tehtävillä ei ole samaa vaikutusta asettamiisi tavoitteisiin, joten on tärkeää arvioida ja luokitella tärkeyden mukaan. Kokeile esimerkiksi tätä tapaa:

1. Tunnista tavoitteesi: määrittele selkeästi mikä on markkinointisi tavoite, olipa kyseessä sitten bränditietoisuuden lisääminen, liidien hankkiminen, verkkosivujen tai blogin kävijämäärän kasvattaminen ja myynnin kasvu. Nämä tavoitteet toimivat jatkossa priorisoinnin johtotähtenä.
2. Arvioi tehtävän vaikutus: Selvitä, millä tehtävillä tai toimilla on merkittävin vaikutus markkinoinnin tavoitteiden saavuttamiseksi. Pohdi tekijöitä, kuten sijoitetun pääoman tuotto (ROI), asiakkaiden sitoutuminen brändiisi tai kuinka hyvin kohdeyleisö on yhteydessä yritykseesi.
3. Arvioi tehtävän kiireellisyys: Määrittele mitkä tehtävät vaativat välitöntä huomiota ja mitä tehtäviä voidaan tehdä myöhemmin. Keskity alussa aikaherkkiin tehtäviin, joiden määräajat ovat lähestymässä tai jotka ovat muuten kriittisiä markkinoinnin kampanjoiden onnistumisen näkökulmasta.
4. Hyödynnä Eisenhower matriisia: Eisenhower matriisi on suosittu ajanhallinnan työkalu, joka auttaa sinua priorisoimaan tehtäviä niiden tärkeyden ja kiireellisyyden perusteella. Luokkia on yhteensä neljä. Suurin osa tehtävistä tulisi olla ”Tärkeät mutta ei kiirreeliset” luokassa.

Ajan hallitseminen ja rajaaminen

Ajan allokointi automaation rakentamiselle on ensiarvoisen tärkeää. Tähän tekniikkaan kuuluu tiettyjen aikavälien ajoittaminen tietyille tehtäville. Kun varaat kalenterista useamman tunnin kerrallaan markkinoinnin automaation rakentamiselle, varmistat, että sinulla on säännöllisesti riittävästi aikaa automaation rakentamiselle. Ilman häiriötekijöitä. Aloita näin:

1. Tunnista keskeiset tehtävät: määrittele markkinoinnin automaation rakentamisen keskeiset tehtävät. Näitä ovat mm. tarvittavan ohjelman päättäminen, ohjelmaan tutustuminen, automaation tekninen rakentaminen, tervetuloa-kirjeiden kirjoittaminen ja liittymisprosessin luominen.
2. Määritä optimaaliset työskentelyajat: analysoi omia työpäiviäsi, jotta tunnistat ne ajanjaksot, jolloin voit tehdä keskeytyksettä tarvittavia tehtäviä. Pohdi omaa energiatasojasi ja sitä milloin olet tuottavin, jotta saat maksimoitua tehtäviin käytettävän ajan.
3. Aseta realistiset ajat: arvioi etukäteen kuhunkin tehtävään vaadittava aika ja varaa siihen sopivat aikalohkot. Meille on tyypillistä, että aliarvioimme uusiin tehtäviin käytettävän ajan, joten tuplaa ensimmäinen aika, joka mieleesi tulee.
4. Luo visuaalinen aikataulu: voit käyttää digitaalista tai fyysistä kalenteria luodaksesi visuaalisen aikataulun, johon on helppo hahmotella selkeät aikalohkot tarvittaville tehtäville. Visuaalinen kalenteri auttaa sinua pysymään järjestyksessä ja vastuullisena riittävän pitkään.

Muista olla itsellesi armollinen. On tärkeää ymmärtää, että alussa on vaikeaa arvioida tarvittava aika. Tämä ei haittaa, sillä voit kalenteroida seuraavalle viikolle enemmän aikaa tai pilkkoa tehtäviä pienemmiksi osiksi, jolloin aika riittää tehtävien tekemiseen.

Miten markkinoinnin automaatio säästää aikaa?

Markkinoinnin automaatio tarjoaa merkittäviä etuja sekä ajansäästössä että tehokkuuden lisäämisessä. Automatisoimalla markkinoinnin rutiinitehtäviä, voit virtaviivaistaa työtäsi, vähentää manuaalista työtä ja vapauttaa aikaa strategisempaan toimintaan.

• Johdonmukainen kampanjoiden toteuttaminen: markkinoinnin automaation avulla luot säännöllisiä kampanjoita ja automaatioita, joiden avulla markkinoit ja myyt tuotteitasi ja palvelujasi jopa silloin, kun olet lomalla tai vapaapäivällä. Ihmiset harvoin ostavat heti ensimmäisen viestin nähtyään, joten voit aloittaa yleisösi lämmittämisen etukäteen ja ajastaa viimeiset myyntiviestit ensimmäisille työpäiville lomasi jälkeen. Digitaalisten tuotteiden myynti onnistuu myös lomalla automaatioiden avulla. Tämä eliminoi tarpeen olla jatkuvasti tietokoneen äärellä ja antaa sinulle enemmän joustavuutta työaikaan.
• Henkilökohtainen ja kohdennettu viestintä: markkinoinnin automaation avulla voit segmentoida yleisöäsi ja lähettää heille henkilökohtaisia viestiä heidän tarpeensa, käyttäytymisensä tai vaikka demograafisten tietojen perusteella. Luomalla automaatioita säästät aikaa samalla, kun lähetät yleisöllesi räätälöityä ja kohdennettua viestintää.
• Liidien hoito ja pisteytys: automatisoinnin avulla voit myös pistetyttää liidejä. Tämä on hyödyllistä siinä vaiheessa, kun olet aloittamassa kampanjaa tai lanseerausta. Pistetytyksen avulla ohjaat valmiit ostohousut jalassa olevat liidit suoraan myyntiprosessiin ja maksimoit näit myyntisi. Pisteytystä voidaan tehdä esimerkiksi siten, että annat tietyn määrän pisteitä tiettyjen toimenpiteiden johdosta. Näitä toimenpiteitä voivat olla viestien avaaminen, linkkien klikkaaminen, verkkokaupassa tai myyntisivulla käynti.
• Tietojen seuranta ja analysointi: markkinoinnin automaatiotyökalut antavat sinulle arvokasta tietoa ja analytiikkaa kampanjoiden tehokkuudesta, yleisön sitoutumisesta sekä myynneistä. Sen sijaan, että käyttäisit aikaa kerätä tätä tietoa manuaalisesti, automaatiossa käytettävä ohjelma yksinkertaistaa prosessia, jolloin pääset nopeasti käsiksi tarvittavaan tietoon ja voit tehdä dataan perustuvia päätöksiä.

Valitse tarpeisiisi sopiva markkinoinnin automaatio-ohjelmisto

Jotta saat markkinoinnin automatisoinnista kaiken hyödyn irti, on tärkeää valita oikea työkalu eli ohjelmisto, joka vastaa tarpeitasi. Tässä on muutamia tekijöitä, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun valitset ohjelmistoa:

1. Toiminnallisuus ja ominaisuudet: arvioi ohjelmistojen tarjoamia ominaisuuksia, kuten sähköpostien kirjoittamista, automaatioiden rakentamista, liidien seurantaa, analytiikkaa ja integraatioita muihin käytettyihin alustoihin. Esimerkiksi minulle on tärkeää, että pystyn segmentoimaan asiakkaat oikealla tavalla, pystyn lähettämään Abandoned Cart sähköposteja tarpeen mukaan, voin poistaa ihmisiä automaatiosta heti oston jälkeen sekä voin helposti poistaa listaltani ne ihmiset, jotka eivät enää aktiivisesti avaa ja lue viestejäni.
2. Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä: huomioi ohjelmistojen helppokäyttöisyys. Käyttäjäystävällisen alustan avulla nopeutat työskentelyä ja maksimoit sen potentiaalin ilman merkittäviä ja pitkiä oppimiskäyriä. Esimerkiksi Active Campaign(*), jota itse käytän, on mahdollista kääntää myös suomenkielelle.
3. Skaalautuvuus ja mukauttaminen: arvioi, pystyykö ohjelmisto kasvamaan yrityksesi mukana ja mukautua tulevaisuuden kehittyviin markkinointitarpeisiin. Vaikka ohjelmiston vaihtaminen myöhemmin on mahdollista, se tuo mukanaan myös haasteita, jotka voivat pahimmillaan vaikuttaa yrityksesi imagoon. Pyri löytämään ohjelmisto, jonka avulla voit räätälöidä markkinointiasi strategioidesi mukaiseksi.
4. Integraatio-ominaisuudet: tarkista, miten ohjelmistoa voidaan integroida muihin käyttämiisi ohjelmiin. Esimerkiksi, jos käytät Woocommerce verkkokauppaa, ajanvarausjärjestelmää tai CRM-ohjelmaa, pystyykö uuden ohjelmiston integroimaan saumattomasti näihin? Huomioi myös, että osa markkinoinnin automaation ohjelmistoista sisältää itsessään CRM-ohjelman, jolloin et tarvitse useita eri ohjelmistoja.
5. Hinta: millainen budjetti sinulla on käyttää ohjelmistoon. Vaikka ohjelmiston kk- tai vuosihinta voi tässä hetkessä tuntua suurelta, oikein käytettynä ohjelmisto maksaa itsensä takaisin. Jokaista 1000 aktiivista liidiä kohtaan on mahdollista tehdä 10 000 euroa myyntiä vuodessa. Jos ohjelmiston hinta on 500 € vuodessa, kustannus on pieni.

Ulkoistaminen ja delegointi

Uusien ohjelmistojen opettelu vie aina oman aikansa. Ja joskus on myös tärkeää pohtia, kannattaako uuden ohjelmiston käyttöä opetella alusta saakka vai kannattaako automaation ensimmäinen versio antaa ammattilaisen tehtäväksi. Jos sinulla on työntekijöitä, voit myös delegoida ohjelmiston opettelun heille.

Hyödyntämällä muiden osaamista, asiantuntemusta ja resursseja, voit purkaa aikaa vieviä tehtäviä nopeasti ja keskittyä itse liiketoiminnan kasvattamiseen ja kehittämiseen. Ulkoistamisessa kannustan sinua miettimään ensisijaisesti ajansäästöä. Ammattilaisen luoma ensimmäinen automaatio voi olla valmis muutamassa tunnissa. Kokemukseni mukaan – ja asiakkaiden kertoman perusteella – uuteen ohjelmistoon tutustuminen ja ensimmäisen automaation luominen voi viedä yrittäjältä jopa useamman viikon.

Mikäli haluat ulkoistaa markkinoinnin automaation rakentamisen minulle, annan sinulle selkeät ohjeet sekä video-muodossa että kirjallisesti, kuinka luot kampanjoita, monistat automaatioita ja kirjoitat sähköposteja ohjelman kautta. Näin pääset suoraan niihin tehtäviin, jotka tuovat sinulle myyntiä sen sijaan, että käyttäisit loputtomasti aikaa itse ohjelmiston opetteluun.