10 ulkoistettavaa asiaa, joiden avulla yrittäjä säästää aikaa

Tämänkin voi jakaa... kuten HBOn tunnarit

10 ulkoistettavaa asiaa, joiden avulla yrittäjä säästää aikaa. Onko sinullakin taipumuksena olla oman elämäsi superihminen? Suurin osa yrittäjistä pyrkii tekemään kaiken itse. Superihmisenä oleminen tarkoittaa, että teet kaiken itse yrityksessä. Tarkoitan tällä ihan kaikkea kirjanpidosta strategian tekemiseen, markkinointiin, myyntiin ja suunnitteluun.

Jos tavoitteenasi on viedä itsesi varhaiseläkkeelle burnoutin takia, jatka samaan tahtiin. Burnout on jo luultavasti kohta koputtelemassa ovella. Jos tavoitteenasi on kuitenkin olla vapaampi, ansaita enemmän rahaa ja kaiken lisäksi jos haluaisit välillä myös rentoutua ja levätä, silloin on aika ulkoistaa työtehtäviä toisille.

Ei ole häpeä pyytää apua, eikä todellakaan ole häpeällistä lisätä työvoimaa, koska ottamalla enemmän käsiä tekemään hommia kanssasi tuottavuus lisääntyy ja yrityksesi alkaa kasvamaan.

Lue myös tämä: Miten rakensimme paikkariippumattomasti toimivan etätiimin?

Kerron tässä postauksessa 10 asiaa, jotka yrittäjä voi ulkoistaa ja joiden avulla voi säästää aikaa. Lukemalla postauksen saat vastaukset seuraaviin kysymyksiin:

• Miksi ulkoistaisin työtehtäviäni?
• Mikä on ulkoistamisen budjettikatto?
• Mitä asioita voit ulkoistaa?

10 ulkoistettavaa asiaa, joiden avulla yrittäjä säästää aikaa

Miten teet oikean päätöksen ulkoistamispalvelun hankkimisessa? Kysy itseltäsi oikeita kysymyksiä. Älä kysy, paljonko ulkoistaminen maksaa, vaan miksi minun kannattaa ulkoistaa.

Miksi ulkoistaisin työtehtäviäni?

Ulkoistamalla säästät taloudellista ja inhimillistä pääomaasi. Kun annat työtehtävän jollekin itseäsi fiksummalle, joka tekee työtehtävän nopeammin, paremmin ja huolellisemmin ja joka vieläpä nauttii sen tekemisestä, pystyt itse keskittymään muihin asioihin. Miksi siis et antaisi työtehtäviä sellaiselle henkilölle, joka osaa hommansa ja jolle tehtävä on intohimo?

Esimerkki:

Käytät omaa aikaasi kirjanpidon tekemiseen. Sanotaan, että tositteita ei ole paljon, joten Excelin täyttöön menee viikossa noin 30 minuuttia.

Aika ei kuulosta suurelta? Eihän?

Se on kuitenkin viikottain 30 minuuttia pois ydinosaamisestasi. 30 minuuttia viikossa tekee KAKSI tuntia kuukaudessa. Tämä kaksi tuntia on pois ydinosaamisestasi. Vuoden aikana tämä tekee 24 tuntia aikaa kirjanpidon tekemiseen.

5 vuoden aikana se on 120 tuntia.

Kuinka paljon laskutat ydinosaamisestasi tunnilta? Jos laskutuksesi on 100 euroa tunti ja käytät viiden vuoden aikana 120 tuntia kirjanpidon tekemiseen, se tekisi 12 000 euroa laskutusta.

Luultavasti kirjanpitäjä tekisi kuukauden homman tuntiin kahden sijasta ja hän laskuttaa sinua 75 euroa. Kirjanpitäjä ottaisi siis 5 vuoden aikana kirjanpidon tekemisestä 4 500 euroa.

Jos jatkat yksin, menetät viiden vuoden aikana 7 500 euroa potentiaalista laskutettavaa (12 000 – 4 500= 7 500 euroa).

Kun ulkoistat työn toiselle ja käytät kirjanpitoon kulutetun ajan ydinosaamisesi tekemiseen = teet enemmän rahaa. Todellisuudessa säästät sekä rahaa että aikaa.

Toinen tärkeä pointti on se, että jos olet aina vihannut kirjanpidon tekemistä ja se vie ihan valtavan määrän henkisiä resursseja sinulta… Kun ulkoistat kirjanpidon, saat myös tunnekuorman harteiltasi pois ja jaksat paremmin.

Mitä asioita voit ulkoistaa?

Voit ulkoistaa nykypäivänä lähestulkoon mitä tahansa. Voit ulkoistaa nettisivujen tekemisen, asiakaspalvelun, sähköposteihin vastaamisen, kirjanpidon, sisällöntuoton, sosiaalisen median tekemisen, markkinoinnin, myynnin, automaatioiden rakentamisen ja jopa myyntisähköpostien kirjoittamisen ammattilaiselle.

Kun puhutaan yrittäjistä ja varsinkin pienyrittäjistä, niin silloin ulkoistaminen jakaantuu kolmeen eri luokkaan:

1. Korkean ammattitaidon tehtävät: Tarkoitan tällä sitä, että voit ulkoistaa esimerkiksi talouden hoitamisen jollekin finanssialan asiantuntijalle. Korkean ammattitaidon tehtävillä tarkoitan myös markkinointia, liiketoiminnan strategista suunnittelua tai muita ”korkean päätöksenteon” alueita.

2. Toistuvat tehtävät: Oman yrityksen omistajana sinun ei tarvitse viettää viikonloppuja siihen, että vastailet sosiaalisessa mediassa kommentteihin tai siihen, että keräät kuitteja kirjanpitoa varten. Tämän kaltaiset toistuvat tehtävät voidaan ulkoistaa avustajalle, virtuaaliassistentille tai vastaavalle, jotta saat enemmän aikaa.

3. Erikoistaidot: Olet loistava siinä mitä teet, mutta olet saattanut huomata, että yrityksesi johtamiseen kuuluu kymmeniä muitakin tehtäviä, joissa et (ehkä vielä) ole ammattilainen. Näitä voivat olla esimerkiksi kirjanpito, sisällöntuottaminen, copywriting tai web-sivujen suunnittelu.

Ulkoista kaikki erityistaidot jollekin toiselle, koska sitä kautta parannat yrityksesi laatua ja voit keskittyä asiaan, jossa olet hyvä. Pidä kuitenkin mielessä, kuinka paljon sinulla on varaa ulkoistaa asioita.

Lue myös tämä: Blogin TOP 9 postausta ajanhallinnasta

Ulkoistamisen budjettikatto

Jotta yritykselle jää rahaa ja jotta asioista ei makseta turhaan, on tärkeää tehdä ulkoistamiselle ”budjettikatto”. Selvitä, kuinka paljon ulkoistaminen maksaa riippumatta siitä, mihin yllä mainittuun kategoriaan ulkoistaminen osuu. Usein yrityksillä on kahdenlaisia ulkoistamistarpeita:

1. jatkuvat kuukausittaiset tarpeet
2. projektit.

Projekteissa, kuten uuden verkkosivuston avaamisessa, joudut budjetoimaan koko projektin kerralla. Saattaa olla, että ennen projektin alkua sinulla ei ole hajuakaan siitä, minkä verran projekti tulisi maksamaan. Hanki useita eri tarjouksia eri alan toimijoilta, jotta ymmärrät, mitkä ovat alan standardit.

Kuukausittaisissa ajansäästöntehtävissä sinun on selvitettävä, kuinka paljon säästät aikaa ulkoistamalla, ja verrattava tätä tyypilliseen tuntihintaasi.

Esimerkiksi:

Olet valmentaja ja laskutat 100 euroa tunnilta, mutta käytät viisi tuntia viikossa siihen, että päivität Instagramia. Tämä tarkoittaa 20 tuntia kuukaudessa ja vuoden aikana 240 tuntia Instagramin päivittämiseen. Jos maksaisit virtuaaliassistentille 17 euroa tunti Instagramin päivittämisestä, maksaisit 85 euroa viikossa ja 4420 euroa vuodessa Instagramin päivittämisestä.

Voit käyttää 5 tuntia laskutettavaan työhön, joka tekisi vuodessa 26 000 euroa. Voitat jälleen 21 580 euroa vuodessa.

Saattaisit pitää myös tästä: 48 keinoa edistää liiketoimintaa jos on hiljaista

Tarkkaile mihin laitat omaa aikaasi ja pyri selvittämään, missä asioissa voit säästää aikaasi

Kuinka paljon käytät aikaasi asiakkaiden seurantaan? Päivitätkö sosiaalista mediaa? Kirjoitatko postauksia blogiin? Yritätkö koodata jotain?  Kaikki nämä tehtävät voidaan ulkoistaa, jotta säästät enemmän rahaa tulevaisuudessa.

Kun olet päättänyt, mitkä tehtävät sinun pitää ulkoistaa ja kuinka paljon sinulla on budjettia, on aika aloittaa tekijän tai tekijöiden hakeminen.  Oikeiden henkilöiden löytäminen on erittäin kriittistä, koska ilman oikeita henkilöitä ulkoistaminen on vain turha kuluerä.

Miten löydät oikean henkilön

Kysy verkostoltasi: Kysy ihmisiltä, jotka kuuluvat verkostoosi. Ota yhteyttä tärkeimpiin verkostosi henkilöihin ja kerro heille, mitä etsit. Kun etsit oikeaa henkilöä, verkostoilta kysyminen ja sitä kautta palkkaaminen pitäisi olla ensimmäinen asia AINA. Kun jollakin toisella palveluntarjoalla on todistetusti kokemusta yhteyshenkilöstäsi, tiedät että häneen voi luottaa.

Sosiaalinen media: LinkedIn on loistava paikka tähän. Kirjoita useampi postaus ja tägää sinne oman verkostosi henkilöitä.

Freelancer-sivustot ja -organisaatiot: Voit lähettää viestejä erilaisille yrityksille, jotka tekevät jo kyseisiä töitä, ja tarjota heille projektiasi. Yksi hyvä paikka aloittaa on esimerkiksi TiimiAkatemia Jyväskylässä.

10 asiaa, jotka yrittäjä voi ulkoistaa ja joiden avulla säästää aikaa

1. Kirjanpito

Kirjanpito on kuin neljän aikaan aamulla tehtävä maksimikuntosaliharjoitus. Kukaan ei halua tehdä sitä, mutta sen laiminlyönti voi aiheuttaa vakavia ongelmia. Palkkaa henkilö tai yritys hoitamaan kirjanpitoasi. Sisällytä kirjanpitäjälle ostojen, myyntien, kuittien ja maksutapahtumien kirjaaminen, jos mahdollista.

Kirjanpidon ulkoistamisella on paljon etuja. Säästät aikaa ja voit keskittyä enemmän yritykseesi.

2. Luovan työn tekeminen

Verkkosivut, logot, käyntikortit, bannerit, banderollit, kirjeet ja muut luovaa työtä vaativat tehtävät on hyvä ulkoistaa henkilölle, joka on alansa ammattilainen. Säästät ihan valtavan määrän omaa aikaasi ja saat kerralla todella laadukasta sisältöä. Ja mikä parasta, brändistäsi kasvaa yhtenäinen kokonaisuus, joka huokuu laatua ja ammattitaitoa.

3. Sosiaalisen median päivitys

Sosiaalinen media vie välillä todella paljon aikaa. Saattaa olla, että käytät omaa aikaasi tuntikausia viikossa sen päivittämiseen. Mitä useammassa somekanavassa olet, sitä enemmän aikaa vaaditaan. Netti on täynnä ihmisiä, jotka nauttivat somepäivityksien tekemisestä ja tekisivät sitä milloin tahansa, JOS heille siitä maksettaisiin.

Anna sosiaalisen median päivittäminen henkilölle, joka nauttii siitä todella paljon.

4. Kaikki mistä et pidä

Tee vain asioita, joita rakastat. Työssäsi on varmasti tehtäviä, joita et halua tehdä etkä tee niitä sen takia, koska et pidä niistä. Jos teet asioita, joista et nauti, sillä on suora vaikutus tuottavuuteen ja luovuuteen.

Meillä on taipumuksena lykätä tällaisia toimintoja, jolloin näiden asioiden tekeminen vie pidempään. Seuraavan kerran kun mietit vaikka tapahtuman järjestämistä, harkitse sen ulkoistamista, jolloin säästät omaa aikaasi.

5. Taidot joita sinulla ei ole

Suurin osa yrittäjistä perustaa liiketoiminnan heidän ydinosaamisensa ympärille. Ennemmin tai myöhemmin tulet kuitenkin huomaamaan, että yrittämisessä on asioita, joita pitää tehdä mutta joissa et ole ammattilainen.

Sinulla vain ei ole tarvittavia taitoja niiden tekemiseen. Jokaisen yrittäjän kohdalla tulee asioita, joissa yrittäjä ei itse loista. Ulkoista nämä asiat jollekin toiselle sen alan ammattilaiselle.

6. Asiakaspalvelu

Asiakaspalvelu on kaikista tärkeimmässä roolissa yrityksessäsi. Se voi joko rakentaa brändisi tai tuhota sen. Tarjoa asiakkaillesi välitöntä tukea. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sähköposteihin vastaamista tai sosiaalisessa mediassa kommentteihin vastaamista.

Rakenna asiakaspalvelijalle erityinen vastauspankki, josta on helppo tarkistaa ja jopa kopsata vastaukset. Toki kannattaa muistuttaa, että vastauksia täytyy hieman muokata kysyjän mukaan, mutta valmis vastauspankki helpottaa ja nopeuttaa sähköposteihin vastaamista.

7. Facebook-mainonta

Kuulostaako seuraava tutulta? Haluat tehdä enemmän kauppaa ja olet kuullut Facebook-mainonnasta. Ongelma on vain se, että et ymmärrä aiheesta yhtään mitään. Älä välitä, en minäkään. 😀

Joten miksi käyttäisit omaa kallisarvoista aikaasi sen opetteluun, kun voisit ulkoistaa koko aihealueen jollekin, joka on käyttänyt omaa aikaansa vuosia markkinointikampanjoiden ja muiden kikkakolmosten opettelemiseen? Tarvitsetko apua tässä? Otapa yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, miten voimme sinua auttaa.

8. Sisällön tuottaminen yritysblogiin

Jossain vaiheessa tulee varmasti hetki, että haluaisit keskittyä vain ja ainoastaan tuotteen ja palvelun myymiseen, eikä aika vain yksinkertaisesti riitä sisällöntuottamiseen. Silloin on järkevä ulkoistaa sisällöntuotanto. Maailma on täynnä ihmisiä, jotka rakastavat kirjoittamista ja tekevät sitä jo nyt. Intohimosta lajiin.

Vaikka sisällöntuottaminen voi tässä hetkessä tuntua jopa tarpeettomalta, muista että laadukas sisältö kestää aikaa ja katseita. Se tuo sinulle potentiaalisia asiakkaita tasaisesti, eikä sinun tarvitse olla jatkuvasti haalimassa uusia erilaisilla tehottomilla myyntikikkakolmosilla.

Mitä luulet? Osaisiko tällainen henkilö (joka nauttii kirjoittamisesta ja jonka intohimona on tuottaa uutta sisältöä) kirjoittaa myös aiheesta, josta sinä kirjoitat?  Totta kai henkilön pitää tietää, mitä teet. Henkilön pitää jo ymmärtää asioita, joista kirjoitat. Ammattitaitoinen sisällöntuottaja osaa kuitenkin asettua sinun kenkiisi, tehdä vaadittavan taustatutkimuksen ja tuottaa sinun asiakkaitasi hyödyttävää sisältöä laadukkaasti.

9. Sähköpostimarkkinointi

Sähköpostimarkkinointiohjelmat voivat olla yrittäjälle samanlainen mutainen suo kuin Facebook-mainonnan opetteleminenkin. Miksi et käyttäisi siihen ammattilaista? Esimerkiksi me tarjoamme asiakkaille

• markkinoinnin automaatioiden rakentamista
• myyntitunneleiden rakentamista (sekä blogiin että sähköpostiin)
• viikkokirjeiden tai uutiskirjeiden kirjoittamista
• myyntisähköpostien kirjoittamista.

Keskimäärin konversiomme on, 4,6 % mikä tarkoittaa, että viestien avanneista noin 4,6 % ostaa tuotteen, jota tarjoamme.

10. Myyntitunnelin rakentaminen

Myyntitunneleiden rakentaminen ei todellakaan ole yhden päivän homma eikä edes yhden viikon. Luultavasti sinulla menee useita viikkoja sen tekemiseen, jos aloitat täysin alusta. Enkä tarkoita, etteikö se olisi järkevää, mutta mikset tässäkin asiassa antaisi jonkun toisen hoitaa sitä?

Olemme rakentaneet useille asiakkaille myyntitunneleita ja saamme ne valmiiksi keskimäärin kahdessa viikossa. (Tämä toki riippuu siitä, kuinka pitkä tunneli on ja aloitetaanko aivan nollasta vai onko esimerkiksi sähköpostilistalle liittymisen prosessi jo valmiina.)

Miten teet oikean päätöksen ulkoistamispalvelun hankkimisessa?

Alkuun sinun pitää tietää tarkkaan, mihin asiaan etsit henkilöä. Sinun on oltava selkeänä siitä, mihin työtehtävään etsit henkilöä. Kirjoita mahdollisimman selkeä viesti siitä, mihin palveluun haluat ulkoistamista, ja jaa se verkostoillesi sosiaalisessa mediassa.

Jos esimerkiksi olet valmentaja ja haluat sisällöntuottajan, joka kirjoittaisi sisältöä blogiisi, älä kirjoita hakemukseen näin: ”Haluan viikossa viisi 500 sanan artikkelia, joissa kirjoitetaan taloudesta.”

Pyri saamaan viestistä selkeämpi.

”Olen valmentaja X alalla ja tarvitsen viikoittain viisi artikkelia, jotka ovat 500–800 sanan mittaisia. Artikkeleiden aiheet, teemat ja otsikoinnit annan sinulle henkilökohtaisesti. Blogini käsittelee henkilökohtaista taloutta.”

Tarkista hakemukset ja tausta mahdollisimman tarkasti

Kun sinulla on muutaman henkilön yhteystiedot tai useita lupaavia tarjouksia, tarkista huolellisesti heidän taustansa ja aikaisemmat työnsä. Jos ulkoistat copywritereita, nettisivujen tekijöitä ja markkinoinnin osaajia, tarkista heidän portfolionsa ja aikaisemmat työnsä. Katso heidän LinkedIn-profiilinsa ja kysy, voitko puhua jonkun entisen asiakkaan kanssa.

Kysy oikeita kysymyksiä

Mitä parempia kysymyksiä kysyt henkilöltä, jota olet todennäköisesti palkkaamassa, sitä paremmin ymmärrät kokonaiskuvaa henkilöstä ja hänen taidoistaan.

Tässä on lyhyt luettelo kysymyksistä, jotka kannattaa kysyä silloin kun olet ulkoistamassa työtehtäviäsi. Näiden kysymysten avulla saat ymmärryksen haastateltavan kokemuksesta, prosessista ja siitä, minkälaisia tuloksia he mahdollisesti saisivat aikaan työtehtävässäsi.

1. Kuinka kauan olet tehnyt____________? Tämä antaa sinulle hyvin kokonaisvaltaisen kuvan siitä, miten kokeneita he ovat.
2. Miksi päätit valita__________? Tämä kysymys on sitä varten, että opit heidän taustaansa ja voit arvioida heidän innostustaan alaa kohtaan.
3. Mitkä ovat tärkeimmät taitosi, joiden perusteella sanoisit olevasi alasi paras? Vältä henkilöitä, jotka sanovat olevansa ”kokonaisvaltaisesti” parhaita. Jokaisella on jokin tietty erikoisosaaminen, ja usein he ovat ylpeitä siitä.
4. Mitä muita taitoja sinulla on, mutta joita et käytä juuri nyt? Kun haluat saada yrityksestäsi suuremman, tarvitset luultavasti ulkoistamiseen lisää työvoimaa. Tämä kysymys antaa sinulle kuvan siitä, miten voit edetä tämän henkilön kanssa.
5. Kuinka monta asiakasta sinulla on tällä hetkellä aktiivisena? Tämä antaa kokonaiskuvan siitä, minkä verran tällä henkilöllä on työmäärää. Saat hyvin selville sen, onko hän omistautunut työhön, jota tarjoat.
6. Millainen on työskentelyprosessisi? Jokaisella henkilöllä on tietty prosessi, jonka mukaan he toimivat. Prosessin tunteminen auttaa sinua hahmottamaan kulutettua työaikaa ja voit odottaa tuloksia oikeaan aikaan.
7. Mikä on tyypillinen työaikasi? Tämä kysymys on erittäin tärkeä. Se toki riipuu hyvin paljon siitä, mihin työtehtävään olet palkkaamassa henkilöä. Jos olet palkkaamassa virtuaaliassistenttia tai henkilöä, johon joudut olemaan paljon yhteydessä, on tärkeää, että saat hänet kiinni silloin kun itse työskentelet.
8. Laskutatko tehdystä työstä vai etukäteen? Tämä pitää tietää etukäteen, koska monet virtuaaliassistentit veloittavat etukäteen kuukauden. Varmista tätä tilannetta varten se, kuinka paljon oikeasti tarvitset hänen töitään kuukausittain.

Okei, kuvitellaan että olet löytänyt uuden palveluntarjoajan, jonka palveluita ostat. Hänellä on paperilla kaikki tarvittavat taidot, joita tarvitset, ja jokainen asia viittaa siihen, että hommat voisivat lähteä kovaa vauhtia käyntiin. Heitätkö siis kaikki työtehtävät hänelle? Et tietenkään.

Aloita pienestä.

Testaa aluksi työntekijää pienemmällä projektilla, jotta näet, miten hän työskentelee. Miten teidän yhteistyönne toimii? Tämä antaa hyvän kuvan siitä, miten hommat yhdessä toimivat.

Entä jos palkkaat samaan hommaan useamman tekijän hetkeksi aikaa? Entä jos vertailisit tarjoajien palveluita ja ostaisit palvelun jatkossa parhaiten suoriutuneelta henkilöltä?

Muista sopimus!

Muista, että suullinen sopimus on yhtä sitova kuin kirjallinenkin sopimus. Kirjallinen sopimus on tietysti hyvä olla olemassa, koska sopimuksessa pitää tulla selkeästi esille, mitä sinä ja ”asiakas” teette yhdessä. Minkä verran haluat saada palvelua palvelun tuottajalta ja minkälaista palvelua se olisi?

Kun sopimus on kädessäsi ja pieni projekti mielessäsi, voit palkata uuden palveluntarjoajan uuteen tehtävään ja tehdä elämästäsi helpompaa.

Ala itse työskentelemään kannattavuuden parantamiseksi ja työtehtävien parissa, joista itse nautit eniten.

Tai ota ihan vain rennosti ja nauti välillä myös vapaa-ajastasi.

Minkä asian sinä haluat ulkoistaa seuraavaksi?

Tämänkin voi jakaa... kuten HBOn tunnarit